SaaS och programvara från ett annat EU-land bokförs med 4535, och från USA eller ett annat land utanför EU med 4531. Fakturan ska vara utan moms. Bolaget räknar själv 25 % svensk moms, så kallad omvänd moms, och redovisar köpet i fält 21 (EU) eller fält 22 (utanför EU). Momsen redovisas både i fält 30 och i fält 48 och tar ut sig själv. Kostnaden bokförs på 6540 IT-tjänster.
Vilket konto och vilka fält?
| Säljaren på fakturan | Kostnad | Moms | Momsdeklaration |
|---|---|---|---|
| Företag i ett annat EU-land | 6540 | Omvänd moms 25 % via 4535 | Fält 21, 30 och 48 |
| Företag i USA eller annat land utanför EU | 6540 | Omvänd moms 25 % via 4531 | Fält 22, 30 och 48 |
| Svenskt företag med svensk moms | 6540 | 2641 Debiterad ingående moms | Fält 48 |
Det är säljarens juridiska namn och adress på fakturan som avgör landet, inte varumärket eller texten på kontoutdraget. Exemplen gäller en digital B2B-tjänst som används helt i bolagets momspliktiga verksamhet.
Bokföringsexempel: SaaS från ett annat EU-land
Ett svenskt aktiebolag köper ett SaaS-abonnemang från en säljare i ett annat EU-land. Fakturan är utan moms och motsvarar 1 000 kronor. Bolaget räknar 25 % svensk moms, alltså 250 kronor.
Direkt kort- eller bankbetalning
| Konto | Beskrivning | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 6540 | IT-tjänster | 1 000 kr | – |
| 4535 | Inköp av tjänster från annat EU-land, 25 % | 1 000 kr | – |
| 4598 | Justering, omvänd moms | – | 1 000 kr |
| 2645 | Beräknad ingående moms på förvärv från utlandet | 250 kr | – |
| 2614 | Utgående moms omvänd betalskyldighet, 25 % | – | 250 kr |
| 1930 | Företagskonto | – | 1 000 kr |
I momsdeklarationen blir det 1 000 kronor i fält 21, 250 kronor i fält 30 och 250 kronor i fält 48.
Leverantörsfaktura som betalas senare
Registreras fakturan först som skuld bokförs samma rader, men 1 000 kronor krediteras på 2440 Leverantörsskulder i stället för på 1930. När fakturan betalas:
| Konto | Beskrivning | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 2440 | Leverantörsskulder | 1 000 kr | – |
| 1930 | Företagskonto | – | 1 000 kr |
Bokföringsexempel: SaaS från USA eller annat land utanför EU
Samma abonnemang köps från en säljare i USA. Beloppet är 1 000 kronor utan moms och den beräknade momsen 250 kronor. Skillnaden mot EU-exemplet är att 4531 används i stället för 4535.
Direkt kort- eller bankbetalning
| Konto | Beskrivning | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 6540 | IT-tjänster | 1 000 kr | – |
| 4531 | Inköp av tjänster från ett land utanför EU, 25 % moms | 1 000 kr | – |
| 4598 | Justering, omvänd moms | – | 1 000 kr |
| 2645 | Beräknad ingående moms på förvärv från utlandet | 250 kr | – |
| 2614 | Utgående moms omvänd betalskyldighet, 25 % | – | 250 kr |
| 1930 | Företagskonto | – | 1 000 kr |
I momsdeklarationen blir det 1 000 kronor i fält 22, 250 kronor i fält 30 och 250 kronor i fält 48.
Leverantörsfaktura som betalas senare
Bokförs som i EU-exemplet: 2440 i stället för 1930 när fakturan registreras, och debet 2440, kredit 1930 när den betalas.
Varför används både 4535 eller 4531 och 6540?
4535 och 4531 styr beloppet till fält 21 eller 22. 4598 tar ut raden i resultatet, så att den verkliga kostnaden bara ligger på 6540. Saldys mall för IT-tjänster bokför på det här sättet. Andra program använder ibland momskoder i stället, men kostnaden och momsen blir densamma.
Vilken valutakurs ska användas?
En faktura i euro eller dollar räknas om till kronor med Riksbankens kurs eller Europeiska centralbankens (ECB) kurs. För momsen gäller kursen när tjänsten levereras, eller när den betalas om abonnemanget betalas i förskott (8 kap. 21 § och 7 kap. 4 och 7 §§ mervärdesskattelagen). Samma kronbelopp används i bokföringen. Vid kortbetalning är kostnaden det belopp i kronor som dragits från kontot.
Bokföringsexempel: kursdifferens när fakturan betalas
En faktura från en säljare i USA är på 100 dollar. Kursen är 10,00 kronor när fakturan bokförs, så 1 000 kronor krediteras på 2440 som i exemplet ovan. När fakturan betalas en månad senare är kursen 10,40 och banken drar 1 040 kronor.
| Konto | Beskrivning | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 2440 | Leverantörsskulder | 1 000 kr | – |
| 7960 | Valutakursförluster på fordringar och skulder av rörelsekaraktär | 40 kr | – |
| 1930 | Företagskonto | – | 1 040 kr |
Kostnaden på 6540 och momsen i fält 22, 30 och 48 ändras inte. Hade kursen sjunkit till 9,80 hade banken dragit 980 kronor, och 20 kronor hade krediterats på 3960 Valutakursvinster på fordringar och skulder av rörelsekaraktär.
Fakturan innehåller utländsk moms
Utländsk moms får aldrig dras av i den svenska momsdeklarationen. Bokför hela fakturabeloppet, inklusive den utländska momsen, som kostnad på 6540. Köpet redovisas ändå med omvänd moms som i exemplen ovan.
En EU-säljare ska inte ta ut moms när bolaget har lämnat ett giltigt VAT-nummer. Lägg in VAT-numret i leverantörens kontoinställningar och be om en kreditfaktura och en ny faktura utan moms. Ett exempel med belopp finns i guiden om att bokföra ChatGPT och AI-verktyg.
I Saldy
Välj mallen IT-tjänster och ange om säljaren finns i Sverige, EU eller utanför EU. Saldy skapar raderna ovan och tar med köpet i momsdeklarationen. Läs mer om Saldy som bokföringsprogram för konsultbolag.