Så bokför du SaaS och programvara från EU eller USA: kontrollera först vilket företag som står som säljare på fakturan. Är säljaren i ett annat EU-land används normalt konto 4535. Är säljaren i USA eller ett annat land utanför EU används normalt konto 4531. I båda fallen ska ett momsregistrerat svenskt aktiebolag vanligtvis beräkna svensk moms på köpet.
Nedan ser du bokföringsexempel för både direkt kort- eller bankbetalning och en leverantörsfaktura som betalas senare. Exemplen gäller en vanlig digital B2B-tjänst som används helt i bolagets momspliktiga verksamhet.
-
Sverige
Vanligt svenskt köp
Bokför kostnaden och den svenska moms som står på fakturan.
-
Annat EU-land
Normalt konto 4535
Fakturan är normalt utan moms och bolaget beräknar svensk moms.
-
USA eller utanför EU
Normalt konto 4531
Fakturan är normalt utan moms och bolaget beräknar svensk moms.
Läs säljarens juridiska namn och adress på fakturan. Varumärkets hemland eller texten på bankkontot kan peka på fel land.
Bokföringsexempel: SaaS från ett annat EU-land
Anta att ett momsregistrerat svenskt konsultaktiebolag köper ett SaaS-abonnemang från en säljare i ett annat EU-land. Fakturan är utan moms och motsvarar 1 000 kronor. Bolaget beräknar 25 procent svensk moms, alltså 250 kronor.
Direkt kort- eller bankbetalning
När abonnemanget betalades direkt från företagskontot kan konteringen se ut så här:
| Konto | Beskrivning | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 4535 | Tjänster från annat EU-land, 25 % | 1 000 kr | – |
| 4598 | Justering, omvänd moms | – | 1 000 kr |
| 6540 | IT-tjänster | 1 000 kr | – |
| 2645 | Beräknad ingående moms från utlandet | 250 kr | – |
| 2614 | Utgående moms, omvänd skattskyldighet | – | 250 kr |
| 1930 | Företagskonto | – | 1 000 kr |
Leverantörsfaktura som betalas senare
Om fakturan först registreras som en skuld bokförs samma rader som ovan, men 1 000 kronor krediteras på 2440 Leverantörsskulder i stället för på 1930.
När fakturan sedan betalas bokförs själva betalningen separat:
| Konto | Beskrivning | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 2440 | Leverantörsskulder | 1 000 kr | – |
| 1930 | Företagskonto | – | 1 000 kr |
Köpet från EU redovisas normalt i fält 21 i momsdeklarationen. Den beräknade momsen redovisas som utgående moms och får vanligtvis dras av som ingående moms när tjänsten används i bolagets momspliktiga verksamhet.
Bokföringsexempel: SaaS från USA eller annat land utanför EU
Anta i stället att samma abonnemang köps från en säljare i USA. Beloppet är fortfarande 1 000 kronor, fakturan är utan moms och den beräknade svenska momsen är 250 kronor. Den praktiska skillnaden är att konto 4531 används för beskattningsunderlaget.
Direkt kort- eller bankbetalning
När abonnemanget betalades direkt kan konteringen se ut så här:
| Konto | Beskrivning | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 4531 | Tjänster från land utanför EU, 25 % | 1 000 kr | – |
| 4598 | Justering, omvänd moms | – | 1 000 kr |
| 6540 | IT-tjänster | 1 000 kr | – |
| 2645 | Beräknad ingående moms från utlandet | 250 kr | – |
| 2614 | Utgående moms, omvänd skattskyldighet | – | 250 kr |
| 1930 | Företagskonto | – | 1 000 kr |
Leverantörsfaktura som betalas senare
Om fakturan ska ligga som en skuld används samma rader som vid direktbetalning, men 1 000 kronor krediteras på 2440 Leverantörsskulder i stället för på 1930.
När pengarna lämnar företagskontot bokförs betalningen:
| Konto | Beskrivning | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 2440 | Leverantörsskulder | 1 000 kr | – |
| 1930 | Företagskonto | – | 1 000 kr |
Köpet utanför EU redovisas normalt i fält 22 i momsdeklarationen. I övrigt är principen densamma: bolaget beräknar svensk utgående moms och kan vanligtvis dra av motsvarande ingående moms när köpet hör till momspliktig verksamhet.
Varför används både 4535 eller 4531 och 6540?
I exemplen används 4535 eller 4531 för att styra beskattningsunderlaget till rätt del av momsdeklarationen. Konto 4598 nollar den kostnaden, medan 6540 visar den verkliga kostnaden som IT-tjänst.
Saldys mall för IT-tjänster använder detta BAS-upplägg. Andra program kan använda momskoder eller andra kontokombinationer. Exemplen är därför typfall; kostnad, betalning, beskattningsunderlag och beräknad moms ska alltid bli rätt.
Kontrollera säljaren innan du väljer EU eller USA
Bankraden kan visa ett varumärke, en betalningsförmedlare eller en förkortning. Använd därför fakturan eller kvittot för att kontrollera:
- säljarens juridiska namn och adress
- vilket land säljaren finns i
- säljarens VAT-nummer vid köp från ett annat EU-land
- ditt bolags namn och gärna VAT-nummer
- fakturadatum, tjänst, abonnemangsperiod, belopp och valuta
- om fakturan innehåller moms.
Spara själva fakturan. Ett mejl om att kortet har debiterats eller en skärmbild från kontosidan saknar ofta uppgifter som behövs för bokföringen. Läs vilket underlag en verifikation behöver om leverantörens kvitto är tunt.
Om fakturan innehåller utländsk moms
En EU-säljare ska vid ett vanligt B2B-köp normalt fakturera utan moms när du har lämnat bolagets giltiga VAT-nummer. Om säljaren ändå lagt på sitt lands moms bör du kontrollera uppgifterna och vid behov be om en rättad faktura.
Utländsk moms är inte svensk ingående moms och ska inte automatiskt bokföras som avdragsgill svensk moms. Även en faktura utan moms måste kontrolleras mot säljaren, tjänsten och hur den används.
Valuta och betalningsbelopp kan skilja sig
En faktura i euro eller dollar behöver räknas om till svenska kronor. Spara uppgifterna som visar fakturans valuta och det svenska belopp som bokförts.
Om kortbetalningen senare skiljer sig från fakturans bokförda belopp kan det bero på valutakurs eller kortavgift. Bokför då fakturan och betalningen som två separata händelser och hantera skillnaden i stället för att ändra fakturabeloppet. Läs mer om att stämma av bankkontot.
Samma princip gäller AI-verktyg
ChatGPT och andra AI-abonnemang är också digitala tjänster. Kontrollera därför säljaren på varje faktura i stället för att välja land utifrån produktnamnet. Guiden om att bokföra ChatGPT och AI-verktyg visar vad du bör kontrollera när tjänsten köpts direkt eller genom en appbutik.
I Saldy väljer du mallen för IT-tjänster och anger om säljaren finns i Sverige, EU eller utanför EU. Du får då ett bokföringsförslag med rätt typ av momshantering som du granskar mot fakturan.
Du ansvarar för att säljarens land, tjänstens användning, valutabeloppet och momsen blir rätt för ditt bolag. Be leverantören om en korrigerad faktura eller ta hjälp om underlaget inte visar vem som har sålt tjänsten.