ChatGPT och andra AI-verktyg bokförs normalt som en kostnad för en digital tjänst när abonnemanget köps till aktiebolagets verksamhet. Men välj inte moms utifrån namnet ChatGPT. Kontrollera först fakturan, vem som är säljare och vilket land säljaren finns i.
Det är samma grundarbete som för annan SaaS. Skillnaden är att AI-tjänster ofta köps snabbt med kort och att kvittot sedan blir liggande på ett privat konto eller i en administratörsvy.
-
Kontroll 01
Vem är säljare?
Läs juridiskt namn, adress, land och eventuellt VAT-nummer.
-
Kontroll 02
Hur köptes tjänsten?
Direktköp och appbutik kan ge olika säljare och underlag.
-
Kontroll 03
Vem använder den?
Köpet ska höra till bolaget och kunna förklaras i verksamheten.
Produktnamnet ChatGPT avgör varken säljarens land eller momshanteringen.
Hämta fakturan varje månad
En korttransaktion visar att pengar har dragits. Den är sällan ett komplett underlag för vad bolaget har köpt. Logga därför in hos leverantören och hämta fakturan eller kvittot för rätt abonnemangsperiod.
Kontrollera att underlaget visar:
- säljarens juridiska namn och adress
- ditt bolag som köpare, när leverantören stödjer företagsuppgifter
- fakturadatum och abonnemangsperiod
- produkt eller plan
- belopp och valuta
- moms eller information om omvänd skattskyldighet
- VAT-nummer när det är relevant.
Spara fakturan tillsammans med bokföringen. Ett kontoutdrag, en orderbekräftelse eller en skärmbild av abonnemanget kan vara kompletterande information, men bör inte ersätta ett bättre underlag som går att hämta från leverantören.
Kontrollera hur köpet gjordes
Samma tjänst kan köpas direkt på leverantörens webbplats eller genom en appbutik. Betalningsvägen kan påverka vilket företag som står som säljare. Därför ska du läsa säljaren på underlaget i stället för att anta att alla köp av samma verktyg kommer från samma land.
Gör kontrollen på nytt om betalningssättet, abonnemanget eller fakturan ändras. Gamla bokföringsmallar är inte bevis för att nästa faktura har samma säljare.
Sverige, EU eller utanför EU
Om fakturan kommer från en svensk säljare med svensk moms hanteras den normalt som ett vanligt svenskt tjänsteköp. Om säljaren finns i ett annat EU-land eller utanför EU gäller ofta omvänd moms för ett köp till ett momsregistrerat svenskt företag.
Vid ett vanligt tjänsteköp från ett annat EU-land redovisas beskattningsunderlaget i fält 21 i momsdeklarationen. För ett tjänsteköp från ett land utanför EU används normalt fält 22. I båda fallen beräknar köparen svensk utgående moms och kan, när köpet hör till momspliktig verksamhet, vanligtvis dra av motsvarande ingående moms.
Den fullständiga genomgången och ett konteringsexempel finns i bokföra SaaS och programvara från utlandet.
Om fakturan innehåller utländsk moms
Behandla inte utländsk moms som svensk ingående moms. Kontrollera först om bolagets VAT-nummer saknas, om kontot är registrerat som privat eller om leverantören behöver rätta fakturan.
Det är inte heller säkert att en faktura utan moms automatiskt är rätt. Du behöver fortfarande bedöma säljarens land, typen av tjänst och om köpet gjorts till bolagets verksamhet.
Företaget ska vara den verkliga användaren
Att ett verktyg kan användas i arbetet betyder inte att varje privat prenumeration blir en företagskostnad. Dokumentera vad bolaget använder tjänsten till. För en IT-konsult kan det till exempel vara kodgranskning, research, analys, dokumentation eller arbete i ett kunduppdrag.
Om abonnemanget blandar privat och affärsmässig användning behöver du bedöma om hela kostnaden verkligen hör till bolaget. Samma försiktighet gäller om kontot står på dig privat och bolagets uppgifter inte finns på underlaget.
Har du betalat bolagets abonnemang med ditt privata kort kan det vara ett privat utlägg i aktiebolaget. Då ska bolagets kostnad och skulden till dig registreras innan pengarna betalas tillbaka.
En enkel rutin som håller
Gör samma kontroll varje månad:
- Hämta fakturan från tjänsten eller appbutiken.
- Kontrollera köpare, säljare, land, valuta och moms.
- Beskriv kort hur tjänsten används i bolaget om det inte är självklart.
- Bokför som svensk IT-tjänst eller med rätt typ av omvänd moms.
- Koppla underlaget till kort- eller bankbetalningen.
I Saldy finns en mall för IT-tjänster som omfattar programvara, AI-verktyg, domäner och molntjänster. Du väljer säljarens region och granskar förslaget mot fakturan.
Du ansvarar för att köpet hör till bolaget och att säljare, valuta, moms och underlag blir rätt. Om fakturan är oklar är det bättre att be om en ny än att gissa utifrån produktnamnet.