ChatGPT bokförs som kostnad på konto 6540 IT-tjänster. Svenska företag faktureras av OpenAI Ireland Limited, och när bolagets VAT-nummer finns i kontot är fakturan utan moms. Bolaget räknar då själv 25 % svensk moms, så kallad omvänd moms, och redovisar köpet som en tjänst från ett annat EU-land i fält 21.
Vilket konto och vilken moms?
| Fakturan | Kostnad | Moms | Momsdeklaration |
|---|---|---|---|
| OpenAI Ireland, utan moms | 6540 | Omvänd moms 25 % via 4535 | Fält 21, 30 och 48 |
| AI-verktyg från USA, utan moms | 6540 | Omvänd moms 25 % via 4531 | Fält 22, 30 och 48 |
| Svensk säljare med svensk moms | 6540 | 2641 Ingående moms | Fält 48 |
| Moms på fakturan från utländsk säljare | 6540, hela beloppet | Inte avdragsgill | Se nedan |
Det är säljaren på fakturan som styr momsen, inte produktnamnet. Samma sak gäller Claude, Gemini, Copilot, Cursor och andra AI-abonnemang.
Bokföringsexempel: ChatGPT från OpenAI
Fakturan från OpenAI Ireland Limited är på 20 USD utan moms och har bolagets VAT-nummer. Omräknat blir det 200 kronor, och abonnemanget betalades med bolagets kort.
| Konto | Beskrivning | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 6540 | IT-tjänster | 200 kr | – |
| 4535 | Tjänster från annat EU-land, 25 % | 200 kr | – |
| 4598 | Justering, omvänd moms | – | 200 kr |
| 2645 | Beräknad ingående moms från utlandet | 50 kr | – |
| 2614 | Utgående moms, omvänd skattskyldighet | – | 50 kr |
| 1930 | Företagskonto | – | 200 kr |
I momsdeklarationen blir det 200 kronor i fält 21, 50 kronor i fält 30 och 50 kronor i fält 48. Momsen tar alltså ut sig själv, men köpet måste redovisas.
4535 och 4598 tar ut varandra i resultatet. De finns där för att köpet ska hamna i fält 21. Den verkliga kostnaden ligger på 6540.
ChatGPT-fakturan har 25 % moms
OpenAI lägger på moms när bolagets VAT-nummer saknas. Den momsen får bolaget inte dra av som ingående moms.
Lägg in VAT-numret i betalningsinställningarna för ChatGPT-kontot. Det svenska VAT-numret är SE, organisationsnumret och 01, till exempel SE556677889901. Ändringen gäller bara kommande fakturor.
Fakturor som redan har moms bokförs med hela beloppet som kostnad. Omvänd moms redovisas ändå. En faktura på 250 kronor inklusive moms bokförs så här:
| Konto | Beskrivning | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 6540 | IT-tjänster | 250 kr | – |
| 4535 | Tjänster från annat EU-land, 25 % | 250 kr | – |
| 4598 | Justering, omvänd moms | – | 250 kr |
| 2645 | Beräknad ingående moms från utlandet | 62,50 kr | – |
| 2614 | Utgående moms, omvänd skattskyldighet | – | 62,50 kr |
| 1930 | Företagskonto | – | 250 kr |
ChatGPT köpt i App Store eller Google Play
Köper du ChatGPT i appen är det Apple eller Google som säljer abonnemanget, inte OpenAI. Kvittot har svensk moms och saknar oftast bolagets uppgifter. Momsen går inte att dra av.
Bokför kvittot som i exemplet med moms ovan. Säg sedan upp abonnemanget i appen och köp det på chatgpt.com med bolagets VAT-nummer, så blir nästa faktura rätt.
AI-verktyg från USA
Står ett bolag i USA eller ett annat land utanför EU som säljare byts 4535 mot 4531. Ett abonnemang på 200 kronor utan moms bokförs så här:
| Konto | Beskrivning | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 6540 | IT-tjänster | 200 kr | – |
| 4531 | Tjänster från land utanför EU, 25 % | 200 kr | – |
| 4598 | Justering, omvänd moms | – | 200 kr |
| 2645 | Beräknad ingående moms från utlandet | 50 kr | – |
| 2614 | Utgående moms, omvänd skattskyldighet | – | 50 kr |
| 1930 | Företagskonto | – | 200 kr |
Köpet redovisas i fält 22 i stället för fält 21. Fält 30 och 48 är desamma.
Fler exempel, bland annat leverantörsfaktura som betalas senare, finns i bokföra SaaS och programvara från utlandet.
Betalat med privat kort
Kreditera 2890 Skuld för privat utlägg i stället för 1930. När bolaget betalar tillbaka bokförs 2890 i debet och 1930 i kredit. Läs mer om privat utlägg i aktiebolag.
Är ChatGPT en avdragsgill kostnad?
Ja, när abonnemanget används i bolagets verksamhet. Ett privat konto som du mest använder själv blir inte en företagskostnad för att det ibland används i jobbet. Fakturan bör visa bolagets namn och VAT-nummer.
I Saldy
Välj mallen IT-tjänster och ange var säljaren finns: Sverige, EU eller utanför EU. Saldy skapar raderna ovan och tar med köpet i momsdeklarationen. Läs mer om Saldy som bokföringsprogram för konsultbolag.