Ett privat utlägg i aktiebolag uppstår när du betalar ett riktigt företagsköp med dina privata pengar. Bolaget ska då bokföra kostnaden och eventuell avdragsgill moms. Eftersom du betalade uppstår samtidigt en skuld från bolaget till dig.
Det är inte samma sak som att köpa något privat och låta bolaget stå för kostnaden. Först måste köpet höra till verksamheten och underlaget visa vad som har köpts.
Om bolaget senare tar betalt av en kund för samma kostnad behöver du också skilja mellan kundens utlägg och vidarefakturering.
- Bolagets köp Underlaget visar att kostnaden hör till verksamheten.
- Du betalar Pengarna lämnar ditt privata konto, inte företagets.
- Skuld bokförs Kostnad och eventuell moms mot 2890 i Saldys typfall.
- Bolaget betalar tillbaka Skulden minskar mot företagskontot. Kostnaden bokförs inte igen.
Kontrollera att det verkligen är bolagets köp
Ställ tre frågor innan du registrerar utlägget:
- Behövdes varan eller tjänsten i bolagets verksamhet?
- Finns en faktura eller ett kvitto som visar säljare, datum, innehåll och belopp?
- Är det rimligt att aktiebolaget är den verkliga köparen?
Be leverantören ställa fakturan till aktiebolaget när det är möjligt. Vid ett tillfälligt utlägg kan ett underlag i den anställdes namn i vissa situationer ändå ge bolaget avdragsrätt, men bolaget måste kunna visa att köpet gjordes för dess räkning. Lämna därför underlaget till bolaget nära inpå köpet och skriv vad det avsåg om det inte framgår tydligt.
Ett kontoutdrag från ditt privata kort visar bara betalningen. Det ersätter inte leverantörens faktura eller kvitto. Läs vilket underlag en verifikation behöver om något saknas.
Bokför kostnaden mot en skuld
När du har betalat privat ska bolagets bankkonto inte krediteras vid själva inköpet. Pengarna har inte lämnat företagskontot. Motkontot blir i stället en kortfristig skuld till dig.
Saldys typfall använder konto 2890 Övriga kortfristiga skulder för utläggsskulden. I en annan kontoplan kan exempelvis 2893 Skulder till närstående personer användas. Välj ett upplägg som passar bolagets kontoplan och använd det konsekvent.
Bokföringsexempel
Anta att ägaren köper ett programabonnemang till konsultbolaget för 1 250 kronor inklusive 250 kronor svensk moms. Fakturan avser bolaget och tjänsten används helt i momspliktig verksamhet, men ägaren betalade med sitt privata kort.
När inköpet registreras kan det se ut så här:
| Konto | Beskrivning | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 6540 | IT-tjänster | 1 000 kr | – |
| 2641 | Ingående moms | 250 kr | – |
| 2890 | Skuld för privat utlägg | – | 1 250 kr |
Bolaget har nu kostnaden och en skuld till ägaren. Företagskontot har ännu inte påverkats.
När bolaget betalar tillbaka 1 250 kronor till ägarens privata konto bokförs återbetalningen separat:
| Konto | Beskrivning | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 2890 | Reglering av utläggsskuld | 1 250 kr | – |
| 1930 | Företagskonto | – | 1 250 kr |
Efter återbetalningen ska skulden för just det utlägget vara noll. Kostnaden och momsen bokförs inte en gång till när pengarna betalas ut.
Exemplet gäller ett svenskt tjänsteköp med full avdragsrätt för momsen. Om programvaran säljs från utlandet behöver köpet i stället bedömas enligt reglerna för SaaS och programvara från EU eller USA.
Betala tillbaka ett tydligt belopp
Det går att samla flera utlägg i en återbetalning, men då behöver du ha en sammanställning som visar vilka underlag betalningen reglerar. En överföring märkt “utlägg” utan specifikation blir svår att stämma av i efterhand.
En enkel sammanställning kan innehålla:
- datum för varje köp
- leverantör och vad köpet avsåg
- belopp och moms
- vem som betalade
- verifikationsnummer
- datum när bolaget betalade tillbaka.
Matcha sedan återbetalningen mot skulden, inte mot kostnadskontot. Stäm av bankkontot så att samma privata utlägg inte ersätts två gånger.
Om bolaget betalade en privat kostnad
Det omvända fallet ska inte hanteras som ett privat utlägg. Om aktiebolaget har betalat något som egentligen är privat kan det bli fråga om återbetalning till bolaget, skattepliktig förmån, lön eller i vissa fall ett förbjudet lån. Lägg inte kostnaden på ett vanligt företagskonto och skapa inte en skuld till dig utan att först reda ut vad betalningen avsåg.
Samma försiktighet gäller utrustning som köps av bolaget men sedan behålls och används privat. Att ägaren arbetar i bolaget gör inte alla privata köp till avdragsgilla företagskostnader.
Gör privata utlägg till undantag
Ett enstaka privat betalt köp är hanterbart. Många återkommande köp från olika privata kort gör det svårare att se bolagets verkliga saldo och ökar risken för dubbel återbetalning. Använd företagskort eller företagskonto när det går och spara privat utlägg för situationer där det faktiskt behövs.
I Saldy registrerar du köpet som utlägg när någon betalade privat. Kostnaden läggs då mot en utläggsskuld och återbetalningen kan senare matchas mot bankhändelsen.
Du ansvarar för att köpet hör till verksamheten, att underlaget är tillräckligt och att eventuell moms får dras av. Om bolaget har betalat en privat kostnad eller underlaget står på fel köpare bör du reda ut det innan återbetalning.