Har du betalat ett inköp åt aktiebolaget med privata pengar bokför bolaget kostnaden och momsen som vanligt, men krediterar en skuld till dig i stället för företagskontot: 2890 Övriga kortfristiga skulder eller 2893 Skulder till närstående personer, kortfristig del. När bolaget betalar tillbaka debiteras skulden och 1930 Företagskonto krediteras.
Vilket konto används?
| Händelse | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| Du betalar bolagets inköp privat | Kostnadskonto och 2641 | 2890 eller 2893 |
| Bolaget betalar tillbaka till dig | 2890 eller 2893 | 1930 |
| Bolaget betalar en privat kostnad åt dig | 1685 | 1930 |
| Du betalar tillbaka till bolaget | 1930 | 1685 |
Saldy bokför utläggsskulden på 2890. Vill du hålla skulder till ägaren på ett eget konto finns 2893 Skulder till närstående personer, kortfristig del. Behöver bolaget stärka det egna kapitalet kan en sådan skuld göras om till ett tillskott, se bokföra aktieägartillskott.
Bokföringsexempel: programabonnemang betalt med privat kort
Ägaren köper ett programabonnemang till bolaget för 1 250 kronor inklusive 250 kronor svensk moms och betalar med sitt privata kort.
| Konto | Beskrivning | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 6540 | IT-tjänster | 1 000 kr | – |
| 2641 | Debiterad ingående moms | 250 kr | – |
| 2890 | Övriga kortfristiga skulder | – | 1 250 kr |
Momsen, 250 kronor, redovisas i fält 48. Företagskontot påverkas inte förrän bolaget betalar tillbaka:
| Konto | Beskrivning | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 2890 | Övriga kortfristiga skulder | 1 250 kr | – |
| 1930 | Företagskonto | – | 1 250 kr |
Kostnaden och momsen bokförs inte en gång till när pengarna betalas ut. Säljs programvaran från utlandet gäller i stället omvänd moms, se SaaS och programvara från EU eller USA.
Flera utlägg i en återbetalning
Det går att betala tillbaka flera utlägg med en överföring. Spara en sammanställning med datum, leverantör, belopp och verifikationsnummer för varje utlägg, så att det syns vilka skulder betalningen reglerar.
Får bolaget dra av momsen om kvittot står på mig?
Ja, i de flesta fall:
| Underlag | Momsavdrag |
|---|---|
| Kvitto på högst 4 000 kr inkl. moms (förenklad faktura) | Ja. Köparens namn behöver inte stå på kvittot. |
| Faktura i ditt namn | Ja, om bolaget kan visa att du köpte för bolagets räkning. I övrigt ska fakturan uppfylla de vanliga kraven. |
| Bara kontoutdrag eller kortnotis | Nej. Den visar betalningen men är varken kvitto eller faktura. |
Be leverantören ställa fakturan till bolaget när det går. Skriv vad köpet gällde om det inte framgår av underlaget. Läs mer om vad en verifikation ska innehålla.
Hur bokförs en privat kostnad som bolaget har betalat?
Det är inget utlägg. Bokför beloppet som en fordran på dig på 1685 Kortfristiga fordringar hos delägare eller närstående. Ingen kostnad och ingen moms bokförs. Gäller det en anställd som inte är delägare används 1610 Kortfristiga fordringar hos anställda.
Du har råkat betala en privat middag för 800 kronor med företagskortet:
| Konto | Beskrivning | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 1685 | Kortfristiga fordringar hos delägare eller närstående | 800 kr | – |
| 1930 | Företagskonto | – | 800 kr |
När du betalar tillbaka:
| Konto | Beskrivning | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 1930 | Företagskonto | 800 kr | – |
| 1685 | Kortfristiga fordringar hos delägare eller närstående | – | 800 kr |
Betala tillbaka direkt. En fordran på ägaren som blir stående kan bedömas som ett lån i strid med aktiebolagslagens låneförbud. Då beskattas hela beloppet som inkomst av tjänst hos dig (11 kap. 45 § inkomstskattelagen).
I Saldy
Registrera köpet som utlägg när någon har betalat privat. Saldy bokför kostnaden mot 2890, och återbetalningen matchas mot bankhändelsen när du klistrar in kontoutdraget. Läs mer om bokföring online för ett mindre bolag. Tar bolaget betalt av en kund för samma kostnad, se vidarefakturera utlägg.