Vidarefakturerar du resor, hotell eller andra kostnader till kunden tar du ut samma moms som på konsulttjänsten, oftast 25 procent, på kostnaden exklusive moms. Leverantörens momssats avgör bara hur mycket ingående moms ditt bolag drar av. Undantaget är äkta utlägg för kundens räkning, som faktureras utan moms och bokförs på 1681 Utlägg för kunder.
Vidarefakturering eller utlägg?
| Vidarefakturering | Utlägg för kundens räkning | |
|---|---|---|
| Betalningsskyldig mot leverantören | Ditt bolag | Kunden |
| Ingående moms | Dras av på 2641 | Dras inte av |
| Moms på kundfakturan | Konsulttjänstens, oftast 25 % | Ingen |
| Pålägg | Tillåtet | Inte tillåtet |
| Konton | Kostnadskonto, sedan 1510, 3001 och 2611 | 1681 |
Skatteverket ställer tre villkor för utlägg: kunden har betalningsansvaret mot leverantören, du tar inget vinstpålägg och beloppet bokförs som utlägg på ett avräkningskonto. Är hotellrummet bokat och fakturerat på ditt bolag är det vidarefakturering, även om det står “utlägg” på kundfakturan.
Bokföringsexempel: vidarefakturera hotell
Hotellfakturan står på ditt bolag: 1 120 kronor, varav 120 kronor moms (12 %). Enligt avtalet ersätter kunden kostnaden.
Verifikation 1: hotellfakturan
| Konto | Beskrivning | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 5831 | Kost och logi i Sverige | 1 000 kr | – |
| 2641 | Debiterad ingående moms | 120 kr | – |
| 1930 | Företagskonto | – | 1 120 kr |
Verifikation 2: kundfakturan
Du fakturerar 1 000 kronor plus 25 % moms.
| Konto | Beskrivning | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 1510 | Kundfordringar | 1 250 kr | – |
| 3001 | Försäljning inom Sverige, 25 % moms | – | 1 000 kr |
| 2611 | Utgående moms på försäljning inom Sverige, 25 % | – | 250 kr |
I momsdeklarationen blir det 1 000 kronor i fält 05, 250 kronor i fält 10 och 120 kronor i fält 48. Bolaget betalar 130 kronor i moms netto. När kunden betalar bokförs 1930 i debet och 1510 i kredit.
Kundens ersättning är en försäljning. Kreditera den inte mot kostnadskontot. Använder bokföringsprogrammet ett eget tjänstekonto, till exempel 3041, fungerar det likadant.
Bokföringsexempel: utlägg för kundens räkning
Kunden har bokat hotellet i eget namn och fakturan är ställd till kunden. Du betalar 1 120 kronor med företagskortet.
Verifikation 1: betalningen
| Konto | Beskrivning | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 1681 | Utlägg för kunder | 1 120 kr | – |
| 1930 | Företagskonto | – | 1 120 kr |
Verifikation 2: kundfakturan
| Konto | Beskrivning | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 1510 | Kundfordringar | 1 120 kr | – |
| 1681 | Utlägg för kunder | – | 1 120 kr |
Utlägget påverkar inte momsdeklarationen. Skriv det på en egen fakturarad utan moms och bifoga en kopia av hotellfakturan, så att kunden kan dra av sina 120 kronor i moms.
Vilken moms gäller för flyg, taxi, parkering och hotell?
Tabellen gäller när kostnaden ingår i en svensk konsulttjänst med 25 % moms.
| Kostnad | Kostnadskonto | Moms på kvittot | Moms när du vidarefakturerar |
|---|---|---|---|
| Inrikes flyg eller tåg | 5810 Biljetter | 6 % | 25 % |
| Utrikes flyg | 5810 Biljetter | Ingen svensk moms | 25 % |
| Taxi i Sverige | 5890 Övriga resekostnader | 6 % | 25 % |
| Hotell i Sverige | 5831 Kost och logi i Sverige | 12 % | 25 % |
| Parkering hos parkeringsbolag | 5890 Övriga resekostnader | 25 % | 25 % |
| Kommunal gatuparkering | 5890 Övriga resekostnader | Ingen moms | 25 % |
En taxiresa för 212 kronor innehåller 12 kronor moms. Bolaget drar av 12 kronor och fakturerar kunden 200 kronor plus 50 kronor moms. Säljer du konsulttjänsten till ett företag i ett annat land följer kostnaden den tjänstens momsregler, oftast omvänd betalningsskyldighet utan svensk moms.
Vad ska stå på kundfakturan?
Skriv vad kostnaden gäller, till exempel “Hotell, kundmöte Göteborg 15 juli, enligt avtal”, med 25 % moms. Ett äkta utlägg står på en egen rad utan moms, med en kopia av leverantörens faktura. Spara leverantörens faktura, avtalet om ersättningen och din kundfaktura. Läs mer om vad en verifikation ska innehålla och om faktureringsmetoden.
I Saldy
Mallen Kost och logi Sverige 12 % bokför hotellet på 5831 med rätt moms. Kundfakturan med den vidarefakturerade kostnaden skapar du i faktureringen, och kundens betalning matchas mot fakturan när du klistrar in kontoutdraget.