När en konsult betalar hotell, resa eller material och sedan tar betalt av kunden kallas det ofta för utlägg. I momsreglerna är ordet snävare. Frågan är vem som hade betalningsansvar mot leverantören.
Om ditt bolag köpte resan i eget namn är det normalt bolagets kostnad som sedan vidarefaktureras. Om kunden själv var betalningsskyldig och ditt bolag bara lade ut pengarna kan det vara ett utlägg för kundens räkning. Skillnaden styr både bokföringen och momsen.
- Exakt samma belopp betalas tillbaka.
- Beloppet går via ett avräkningskonto.
- Bolaget drar inte av momsen som sin egen.
- Inköpet bokförs i bolaget.
- Ersättningen blir en försäljning eller del av priset.
- Momsen följer det som bolaget faktiskt säljer.
Frågan som avgör: Vem var betalningsskyldig till leverantören? Det räcker inte att skriva ”utlägg” på kundfakturan.
Tre krav för ett utlägg för kunden
Skatteverket anger tre villkor för att betalningen ska behandlas som ett utlägg för någon annans räkning:
- kunden ska själv ha betalningsansvar till leverantören
- kunden ska betala tillbaka exakt samma belopp utan vinstpålägg
- beloppet ska bokföras som ett utlägg på ett avräkningskonto.
Bolaget ska då inte dra av momsen som sin egen ingående moms och inte heller lägga moms på återbetalningen. Kunden behöver få en kopia av fakturan eller kvittot för att kunna bedöma sin egen avdragsrätt.
Det räcker alltså inte att skriva “utlägg” på kundfakturan. Om hotellrummet är bokat i bolagets namn och bolaget är betalningsskyldigt är det normalt inte kundens utlägg i momslagens mening.
Vidarefakturering är bolagets köp och försäljning
Vid vidarefakturering köper ditt bolag varan eller tjänsten och säljer den vidare eller tar med kostnaden i priset för konsulttjänsten. Då bokför bolaget först inköpet som vanligt. Därefter redovisar bolaget försäljningen och den moms som gäller för det som säljs.
Kopiera inte momssatsen från leverantörens kvitto utan att tänka. Ett hotell kan ha en momssats på sin logitjänst, medan din debitering till kunden kan vara en del av en konsulttjänst med en annan momssats. Avtalet och det faktiska tillhandahållandet avgör.
Det här är vanligt när avtalet säger att kunden ska ersätta godkända resekostnader. Konsultbolaget har fortfarande köpt resan. Ersättningen är bara ett sätt att räkna ut vad kunden ska betala.
Bokföringsexempel
Anta att ett svenskt konsultaktiebolag bokar ett hotellrum för ett kundmöte i Sverige. Hotellfakturan står på konsultbolaget och är 1 120 kronor inklusive 120 kronor moms. Bolaget bedriver momspliktig verksamhet och har avdragsrätt för hela den ingående momsen i typfallet.
Avtalet säger att kunden ersätter den verkliga nettokostnaden. Kostnaden ingår i en vanlig svensk konsulttjänst med 25 procent moms. Bolaget fakturerar därför 1 000 kronor plus 250 kronor moms.
Inköpet och vidarefaktureringen kan då se ut så här:
| Konto | Beskrivning | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 5831 | Kost och logi i Sverige | 1 000 kr | – |
| 2641 | Ingående moms | 120 kr | – |
| 1930 | Företagskonto | – | 1 120 kr |
| 1510 | Kundfordringar | 1 250 kr | – |
| 3041 | Försäljning tjänst, 25 % moms | – | 1 000 kr |
| 2611 | Utgående moms, 25 % | – | 250 kr |
När kunden betalar bokförs inbetalningen mot kundfordran. Läs hur faktura och betalning skiljs åt om du använder faktureringsmetoden.
Exemplet förutsätter att hotellkostnaden är affärsmässig, att bolaget har full avdragsrätt och att debiteringen faktiskt är en del av en momspliktig svensk konsulttjänst. Ett uppdrag utomlands eller en kostnad med begränsad avdragsrätt kan behöva hanteras annorlunda.
Skriv tydligt på kundfakturan
Fakturan ska göra det möjligt för kunden att förstå vad beloppet gäller. Skriv exempelvis “Resekostnad enligt avtal, kundmöte 15 juli” och ange relevant period eller uppdrag. Undvik en ensam rad som bara heter “utlägg” när det i själva verket är vidarefakturering.
Spara:
- leverantörens faktura eller kvitto
- avtalet eller överenskommelsen om kostnaden
- eventuellt godkännande från kunden
- din kundfaktura
- bankbetalningen från bolaget och kundens senare inbetalning.
Det ger en spårbar kedja från inköpet till ersättningen. Guiden om verifikationer förklarar vilka uppgifter som behöver gå att följa.
Vanliga fel att undvika
Det vanligaste felet är att behandla alla kostnader som kundutlägg bara för att kunden ersätter dem. Andra vanliga problem är att dra av ingående moms på ett äkta kundutlägg, kopiera leverantörens momssats till konsultfakturan eller bokföra kundens återbetalning som en minskad kostnad utan att visa försäljningen.
Stanna därför vid frågan om betalningsansvar. Vem köpte tjänsten från leverantören? Svaret brukar visa om du ska använda ett avräkningskonto eller vanlig bokföring för inköp och försäljning.
Saldy kan samla inköpsunderlaget, kundfakturan och bankhändelserna i samma flöde. Du behöver fortfarande avgöra om det är ett verkligt kundutlägg eller en kostnad som vidarefaktureras.
Du ansvarar för att avtalet, underlagen, momsen och bokföringen blir rätt. Om kundens ersättning gäller flera länder eller olika sorters tjänster bör du kontrollera upplägget innan fakturan skickas.