En verifikation är underlaget för en bokförd affärshändelse, till exempel en faktura, ett kvitto eller ett kontoutdrag. Enligt bokföringslagen ska det finnas en verifikation för varje affärshändelse (5 kap. 6 §). Den ska visa när den sammanställdes, när affärshändelsen inträffade, vad den avser, belopp, motpart och ett verifikationsnummer (5 kap. 7 §). För att momsen ska få dras av behövs dessutom en faktura som uppfyller kraven i mervärdesskattelagen.
Vad ska en verifikation innehålla?
| Uppgift enligt 5 kap. 7 § | Exempel |
|---|---|
| När verifikationen sammanställdes | Datum då verifikationen skapades i bokföringen |
| När affärshändelsen inträffade | Fakturadatum eller betalningsdag |
| Vad affärshändelsen avser | Licens för utvecklingsverktyg, september |
| Belopp | 1 250 kr, varav 250 kr moms |
| Motpart | Säljarens eller kundens namn |
| Verifikationsnummer eller annat identifieringstecken | Ver 112 |
| Handlingar som ligger till grund för händelsen och var de finns, när sådana finns | Avtal eller tidrapport |
| Övriga uppgifter som behövs för att koppla verifikationen till den bokförda posten | Fakturanummer, konto och datum i bokföringen |
En faktura eller ett kvitto som bolaget tar emot är i sig verifikationen och kompletteras med det som saknas, till exempel verifikationsnumret. Flera likartade händelser får samlas i en gemensam verifikation (5 kap. 6 §). En uppgift får utelämnas om det är svårt att få med den och det är förenligt med god redovisningssed (5 kap. 8 §).
Vad ska en faktura innehålla enligt momslagen?
En fullständig faktura ska innehålla (mervärdesskattelagen 17 kap. 24 §):
- datum då fakturan utfärdades
- ett unikt löpnummer
- säljarens momsregistreringsnummer
- köparens momsregistreringsnummer, när köparen ska betala momsen (omvänd betalningsskyldighet)
- säljarens och köparens fullständiga namn och adress
- varornas mängd och art eller tjänsternas omfattning och art
- datum då varan levererades eller tjänsten utfördes, om det skiljer sig från fakturadatumet
- beskattningsunderlaget för varje momssats, enhetspriset exklusive moms och eventuell rabatt
- momssatsen
- momsbeloppet
- uppgiften “Självfakturering” när köparen utfärdar fakturan
- en hänvisning när försäljningen är undantagen från moms eller köparen ska betala momsen.
Avdrag för ingående moms ska styrkas med en faktura (13 kap. 32 §). Saknas uppgifter i fakturan kan det påverka rätten till avdrag.
Vad är en förenklad faktura?
En förenklad faktura får bland annat utfärdas när totalbeloppet är högst 4 000 kronor inklusive moms (17 kap. 26 §). Det spelar ingen roll om handlingen kallas kvitto eller faktura. Den ska minst innehålla (17 kap. 28 §):
- datum då den utfärdades
- säljarens momsregistreringsnummer, personnummer eller organisationsnummer
- vilken typ av varor eller tjänster som sålts
- momsbeloppet, eller uppgifter som gör det möjligt att räkna ut det.
Överstiger totalbeloppet 4 000 kronor inklusive moms får momsen i en förenklad faktura inte dras av. Begär då en fullständig faktura från säljaren.
Exempel: räcker underlaget?
| Underlag | Räcker det? |
|---|---|
| Faktura med alla uppgifter ovan | Ja |
| Kvitto på 850 kr med datum, säljarens organisationsnummer, vad som köpts och momsen | Ja, som förenklad faktura |
| Kvitto på 6 200 kr med samma uppgifter men utan köparens namn och adress | Som verifikation ja, men momsen får inte dras av |
| Kortslipp som bara visar butik, datum och belopp | Inte ensam. Vad som köpts måste läggas till, och momsen går inte att dra av utan faktura |
| Kontoutdrag med en bankavgift | Ja, för avgiften |
Har bolaget tappat bort underlaget, läs om kvitto som saknas i bokföringen.
Hur länge ska underlagen sparas?
Räkenskapsinformation, bland annat verifikationer, ska sparas till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades (bokföringslagen 7 kap. 2 §). För räkenskapsåret 2026 sparas underlagen till och med den 31 december 2033. Samma gäller ett brutet räkenskapsår som slutar den 30 juni 2026.
Vad gäller för digitala underlag?
- Ett papperskvitto får slängas när det har skannats eller fotograferats, om överföringen inte innebär risk att informationen ändras eller försvinner (7 kap. 6 §). Regeln gäller sedan den 1 juli 2024.
- En faktura som kom digitalt, till exempel som PDF, sparas digitalt. Den behöver inte skrivas ut.
- Den digitala kopian ska gå att läsa och skriva ut under hela bevarandetiden (7 kap. 1 och 2 §§).
I Saldy
Ladda upp kvittot eller fakturan när den kommer. Saldy läser av datum, säljare, belopp och moms, föreslår konteringen och sparar underlaget tillsammans med verifikationen. Bankraderna matchas mot bokföringen i samma program, se bokföring online för eget aktiebolag. Är en bokförd verifikation fel, läs så rättar du bokföringen.