En verifikation är underlaget som dokumenterar en affärshändelse i bokföringen. Det kan vara en kundfaktura, ett kvitto, ett kontoutdrag eller ett eget underlag för en intern händelse. Poängen är att du i efterhand ska kunna förstå vad som hände och varför den bokfördes.
Varje affärshändelse ska ha ett underlag. Det räcker alltså inte att du minns vad en bankrad gällde när månaden är slut.
Uppgifter som ska gå att följa
Skatteverket anger bland annat datum, motpart, tidpunkt för affärshändelsen, specifikation av vad den avser och belopp som uppgifter i en faktura eller annan verifikation. För fakturor kan momslagen dessutom kräva fler uppgifter.
När du granskar ett underlag, ställ därför enkla frågor:
- Vem har du köpt av eller sålt till?
- Vad avser köpet eller försäljningen?
- När inträffade händelsen?
- Vilket belopp gäller och hur är eventuell moms specificerad?
- Går underlaget att koppla till rätt bokförd händelse och betalning?
Om en uppgift saknas behöver du inte automatiskt kasta underlaget, men du ska ta reda på om det går att komplettera innan du bokför. Vid osäkerhet är det bättre att stanna upp än att gissa.
Håll underlagen nära bokföringen
En bra rutin är att lägga in kvittot eller fakturan när den kommer, inte efter att du har hunnit glömma sammanhanget. Samla materialet så att varje verifikation går att hitta och följa till bokföringen. Det gör även bankavstämningen enklare, eftersom du då kan förklara varje rad på kontot.
Se månadsrutinen för löpande bokföring i ett litet företag för hur underlagen passar ihop med fakturor, bank, lön och moms under en vanlig månad.
För digitala abonnemang behöver du normalt hämta fakturan från leverantörens konto. Se vad du ska kontrollera när du bokför ChatGPT och andra AI-verktyg. Om någon i bolaget betalade med privata pengar behöver underlaget också kopplas till ett privat utlägg.
I Saldy kan kvitton och fakturor kopplas till rätt verifikation och bevaras med bokföringen. Saldy kan hjälpa dig att hålla ordning, men ett uppladdat underlag är inte en garanti för att uppgifterna i det är korrekta.
Du ansvarar för att underlagen och bokföringen i ditt bolag är riktiga. Är det oklart om en kostnad hör till bolaget eller vilket underlag som behövs, ta hjälp innan du bokför.
Om felet redan är bokfört ska det hanteras spårbart. Läs så rättar du bokföringen.