Är kvittot borttappat eller förlorat bokför aktiebolaget köpet på en egen verifikation, ofta kallad bokföringsorder, med kontoutdraget som bilaga. Hela beloppet bokförs som kostnad mot 1930 Företagskonto, utan ingående moms, eftersom momsavdrag kräver en faktura eller ett kvitto från säljaren. Be först säljaren om en kopia. Får du den kan momsen dras av som vanligt.
Bokföringsexempel: kvittot har försvunnit
Bolaget har köpt ett headset för 1 250 kronor med företagskortet. Kvittot är borta och butiken kan inte ta fram en kopia. Kontoutdraget visar köpet och headsetet används i bolagets uppdrag.
| Konto | Beskrivning | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 5410 | Förbrukningsinventarier | 1 250 kr | – |
| 1930 | Företagskonto | – | 1 250 kr |
Det blir ingen rad på 2641 Debiterad ingående moms och inget belopp i fält 48 i momsdeklarationen. Med kvitto hade 250 kronor varit avdragsgill moms. Kostnadskontot väljer du efter vad som köptes, till exempel 6540 för en IT-tjänst eller 5831 för hotell.
Vilket konto när kvittot saknas?
| Situation | Kontering | Moms |
|---|---|---|
| Köpet hör till verksamheten | Kostnadskonto mot 1930 | Ingen ingående moms |
| Säljarens kopia kommer senare | Momsdelen flyttas från kostnadskontot till 2641 | Dras av i perioden då kopian kom |
| Köpet gjordes för bolaget men underlaget räcker inte för avdrag | 6992 Övriga externa kostnader, ej avdragsgilla, mot 1930 | Ingen ingående moms |
| Privat köp med företagskortet | 1685 Kortfristiga fordringar hos delägare eller närstående mot 1930 | Ingen moms |
| Du betalade bolagets köp privat | Kostnadskonto mot 2890 Övriga kortfristiga skulder | Ingen ingående moms utan kvitto |
Vad ska en bokföringsorder innehålla?
Bokföringsordern är en verifikation och ska enligt 5 kap. 7 § bokföringslagen visa när den sammanställdes, när affärshändelsen inträffade, vad den avser, belopp och motpart. Den ska också ha ett verifikationsnummer och hänvisa till de andra handlingar som finns om köpet.
| Uppgift | Vad du dokumenterar | Ifyllt exempel |
|---|---|---|
| Verifikationsnummer | Nästa nummer i bokföringen | 214 |
| När verifikationen gjordes | Datumet du sammanställde den | 2026-09-16 |
| När köpet skedde | Datumet på kort- eller banktransaktionen | 2026-09-03 |
| Vad köpet avsåg | Vad som köptes och varför det hör till verksamheten | Headset för kundmöten i bolagets konsultuppdrag |
| Motpart | Säljarens namn, eller texten på kontoutdraget | Butiken enligt kortraden, med namn och ort |
| Belopp och betalning | Totalbelopp, betalsätt och bankrad | 1 250 kr, företagskortet |
| Kontering | Konton och moms | 5410 debet 1 250 kr, 1930 kredit 1 250 kr, ingen ingående moms |
| Övriga underlag | Andra handlingar och försök att få en kopia | Kontoutdrag. Mejl till butiken 2026-09-10 om kopia, inget svar |
| Upprättad av | Namn och roll | Anna Svensson, VD |
Den egna verifikationen dokumenterar ett verkligt köp. Den ersätter inte ett kvitto som säljaren kan ta fram, och den styrker inte momsen.
Får bolaget dra av momsen utan kvitto?
Normalt inte. Avdrag för ingående moms ska styrkas med en faktura, och ett kvitto från säljaren räknas som faktura. Kontoutdraget och din egen verifikation visar betalningen men är ingen faktura. Räkna därför inte fram 25 procent moms ur beloppet.
En kopia som säljaren tar fram ur kassaregistret är märkt “kopia” och går att använda som underlag, även för momsen. Kommer kopian efter att köpet bokförts flyttar du momsdelen, 250 kronor i exemplet, från kostnadskontot till 2641. Momsen dras av i den period då bolaget har fått kopian.
Har momsen redan dragits av?
Rätta momsdeklarationen för perioden i Skatteverkets e-tjänst. Om köpet först bokfördes som 1 000 kronor plus 250 kronor i moms minskar fält 48 med 250 kronor, och momsen att betala i fält 49 ökar lika mycket. Bokför rättelsen så här:
| Konto | Beskrivning | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 5410 | Förbrukningsinventarier | 250 kr | – |
| 2650 | Redovisningskonto för moms | – | 250 kr |
Har perioden inte stängts krediteras 2641 i stället för 2650. Läs mer om hur du rättar bokföringen.
Vad gäller om köpet inte går att förklara?
Kan du inte visa vad köpet var eller att det gjordes för bolaget får bolaget inte dra av det.
- Privat köp som du betalar tillbaka: bokför 1 250 kronor på 1685 mot 1930. När du sätter in pengarna bokförs 1930 i debet och 1685 i kredit. Betala tillbaka direkt. En fordran som blir liggande kan vara ett förbjudet lån enligt aktiebolagslagen, och lånebeloppet beskattas då hos dig som inkomst av tjänst (11 kap. 45 § inkomstskattelagen).
- Lön: ska bolaget stå för köpet är beloppet lön. Ta med 1 250 kronor som bruttolön i nästa lönekörning och kvitta det mot fordran på 1685 i stället för att betala ut det. Skatteavdrag och arbetsgivaravgift beräknas på hela bruttolönen och beloppet redovisas i arbetsgivardeklarationen.
- Köpet gjordes för bolaget men underlaget räcker inte för avdrag: bokför på 6992 Övriga externa kostnader, ej avdragsgilla. Beloppet läggs tillbaka i inkomstdeklarationen (INK2S, fält 4.3c).
Vad gäller om du betalade med privata pengar?
Då är det ett privat utlägg: kostnadskontot i debet och 2890 Övriga kortfristiga skulder i kredit. Utan kvitto blir det ingen ingående moms. Bolaget ska kunna visa att köpet gjordes för bolaget innan det betalar tillbaka pengarna. Läs mer om privat utlägg i aktiebolag.
Vanliga frågor
Kan jag bokföra ett saknat kvitto med bara ett kontoutdrag?
Kontoutdraget visar att bolaget har betalat, men inte vad som köptes eller vilken moms som gäller. Det duger som bilaga till den egna verifikationen, som förklarar resten.
Ska jag vänta med bokföringen tills kopian kommer?
Nej. Kortbetalningar ska bokföras så snart det kan ske enligt 5 kap. 2 § bokföringslagen. Bokför köpet utan moms och lägg till kopian om den kommer.
Hur undviker jag saknade kvitton?
Ladda upp kvittot samma dag som köpet och välj digitalt kvitto när säljaren erbjuder det. Stäm av bankkontot varje månad, då kan säljaren oftast fortfarande ta fram en kopia. Se också vilka uppgifter en verifikation behöver.
I Saldy
Saldy är ett bokföringsprogram online där du klistrar in kontoutdraget och matchar bankraderna mot kvitton och fakturor. Saknas kvittot laddar du upp säljarens kopia eller din egen verifikation som underlag och bokför utan ingående moms.