Om ett kvitto saknas ska aktiebolaget först försöka återställa ett underlag från säljaren. Går inte det behöver aktiebolaget dokumentera köpet med en egen bokföringsorder och koppla den till de betalningsspår som finns. Ett kontoutdrag visar att pengar har lämnat kontot, men räcker normalt inte ensamt för att visa vad aktiebolaget köpte eller vilken ingående moms som får dras av.
Kontrollerat mot Skatteverkets vägledning i augusti 2026.
Gör så här när ett företagskvitto har försvunnit
1. Be säljaren om en kopia först
Ett borttappat papperskvitto betyder inte alltid att underlaget är borta. Kontrollera leverantörens kundportal, e-post, kassasystemets digitala kvitto eller den som gjorde köpet. Be annars säljaren om en kopia av kvittot eller en ny faktura som går att koppla till köpet.
En kopia som säljaren tar fram kan vara ett användbart underlag. Skatteverket beskriver att en kopia av ett kassakvitto från säljaren kan användas som underlag för avdrag för ingående moms, även om kopian är märkt med ordet “kopia”. Spara kopian tillsammans med de andra handlingarna om köpet.
2. Samla sådant som faktiskt går att kontrollera
När originalkvittot inte finns kvar ska aktiebolaget samla de uppgifter som finns kvar i stället för att förlita sig på minnet. Ett bank- eller kreditkortsutdrag, orderbekräftelse, leveransbekräftelse, e-post från säljaren och en uppgift från företagets inköpssystem kan tillsammans förklara köpet.
Skriv inte in uppgifter som du inte kan stödja. En bankrad med texten “KORTKÖP 1 250 kr” kan bekräfta betalningen, men den visar inte nödvändigtvis vilken vara eller tjänst som köptes, vem som var köpare eller hur momsen såg ut.
3. Gör en bokföringsorder om något mottaget underlag inte går att få fram
En bokföringsorder är ett eget underlag för en affärshändelse. Den kan användas när aktiebolaget inte har fått något underlag från säljaren, men den ersätter inte ett köpeunderlag som går att hämta fram. Beskriv därför både affärshändelsen och vilka försök som gjorts för att få en kopia.
Koppla bokföringsordern till betalningsspåret och andra handlingar. Då går det att följa från bankhändelsen till förklaringen, även när ett enskilt kvitto har försvunnit.
4. Bedöm momsfrågan separat
Bokföringsunderlaget och rätten till avdrag för ingående moms är två olika frågor. Aktiebolaget behöver normalt kunna styrka momsavdraget med en faktura eller ett motsvarande underlag. Om flera handlingar tillsammans visar vad som har köpts och vem som gjort köpet kan de vara relevanta i bedömningen.
Räkna inte fram 25 procent moms från totalbeloppet bara för att beloppet ser ut som ett svenskt köp. Om aktiebolaget inte kan styrka momsen och köpet bör ingående moms inte bokföras på antagande. Ta hjälp om momsen redan har redovisats eller om underlaget gäller ett större eller återkommande belopp.
Vad ska en bokföringsorder för ett saknat kvitto innehålla?
En bokföringsorder ska göra det möjligt att förstå affärshändelsen i efterhand. Skatteverket anger att en verifikation ska innehålla uppgift om när den sammanställdes, när affärshändelsen inträffade, vad den avser, belopp och motpart. När det finns andra handlingar ska bokföringsordern också visa vilka de är och var de finns.
| Uppgift | Exempel på vad du dokumenterar |
|---|---|
| När bokföringsordern gjordes | Datumet när du sammanställde underlaget. |
| När köpet skedde | Datumet på bank- eller korttransaktionen, om det är det som går att kontrollera. |
| Vad köpet avsåg | En saklig beskrivning, till exempel “programlicens för kundprojekt”. |
| Motpart | Leverantörens namn, eller så mycket identifierande information som går att få fram. |
| Belopp och betalning | Totalbelopp, betalningssätt och hänvisning till bank- eller korttransaktionen. |
| Övriga underlag | Ordernummer, e-post, leveransbekräftelse och information om att säljaren har kontaktats för en kopia. |
En bokföringsorder ska inte användas för att skapa ett underlag till ett köp som inte går att förklara. Om aktiebolaget varken kan visa vad betalningen avsåg eller varför den hör till verksamheten behöver transaktionen utredas innan den blir en kostnad i bokföringen.
Kan aktiebolaget bokföra kostnaden när kvittot är borta?
Aktiebolaget kan bokföra en verklig och dokumenterad affärshändelse även om originalkvittot är borta. Det förutsätter att det återstående materialet visar vad köpet avsåg, vem som var motpart och varför köpet hör till verksamheten. En egen bokföringsorder ska förklara luckan, inte dölja den.
Anta att 1 250 kronor har dragits från aktiebolagets företagskonto och att en orderbekräftelse visar vilket företagsköp betalningen avsåg. Om momsen inte går att styrka ska du inte dela upp beloppet i kostnad och ingående moms på gissning. Om det övriga underlaget räcker för att visa företagets kostnad kan hela beloppet bokföras mot ett relevant kostnads- eller tillgångskonto och företagskontot, utan ett obestyrkt momsavdrag.
Kommer en kopia från säljaren senare ska den kopplas till samma verifikation. Behöver den tidigare bokföringen ändras görs rättelsen spårbart. Läs så rättar du bokföringen om ett belopp eller ett underlag redan har bokförts fel.
Vad gäller om du betalade med privata pengar?
Ett privat kontoutdrag ersätter inte heller ett saknat företagskvitto. Börja med att få fram en kopia från säljaren och dokumentera sedan köpet på samma sätt som för en företagsbetalning. Aktiebolaget behöver dessutom kunna visa att köpet gjordes för bolagets räkning innan bolaget betalar tillbaka pengarna eller drar av moms.
När köpet verkligen är bolagets och du betalade privat ska återbetalningen hanteras som ett privat utlägg i aktiebolag. Om bolaget i stället har betalat något privat är det ett annat fall som inte ska maskeras som ett utlägg med ett saknat kvitto.
Hur undviker du saknade kvitton nästa månad?
En enkel rutin minskar arbetet med efterhandsutredningar:
- välj digitalt kvitto eller faktura när säljaren erbjuder det
- ladda upp underlaget samma dag som köpet görs
- använd ett företagskort för bolagets vanliga inköp
- spara orderbekräftelse och leveransuppgifter med fakturan
- följ upp bankrader utan underlag innan du stämmer av månaden.
Stäm av bankkontot löpande så att du hittar saknade underlag medan säljaren fortfarande enkelt kan ta fram en kopia. Läs också vilket underlag en verifikation behöver för den vanliga kontrollen innan du bokför.
Vanliga frågor om saknade kvitton i aktiebolag
Kan jag bokföra ett saknat kvitto med bara ett kontoutdrag?
Ett kontoutdrag kan visa att aktiebolaget har betalat, men det visar normalt inte ensamt vad köpet avsåg eller vilken moms som gäller. Använd kontoutdraget som en del av underlaget, försök få fram säljarens handling och dokumentera resten med en bokföringsorder när det behövs.
Kan en kopia av kvittot användas i bokföringen?
Ja, be i första hand säljaren om en kopia. Skatteverket beskriver att ett kassakvitto som säljaren tagit fram kan användas som underlag för ingående moms, även om det är märkt som en kopia.
Får aktiebolaget dra av moms efter en egen bokföringsorder?
En egen bokföringsorder i sig styrker inte momsen. Aktiebolaget behöver kunna visa att förutsättningarna för avdrag är uppfyllda, normalt med faktura eller andra handlingar som tillsammans ger tillräckligt stöd för köpet och momsen.
Ska jag vänta med bokföringen tills kvittot kommer fram?
Vänta inte passivt. Försök först få fram ett nytt underlag och dokumentera under tiden det som går att kontrollera. Om affärshändelsen behöver bokföras innan en kopia går att få kan en korrekt bokföringsorder skapa ett spår, men du ska inte gissa moms eller affärsinnehåll.
Du ansvarar för att köpet hör till verksamheten, att underlaget är tillräckligt och att moms och bokföring blir rätt. Ta hjälp innan du bokför om betalningen kan vara privat, om affärshändelsen inte går att förklara eller om felet påverkar en redan lämnad momsdeklaration.