Du behöver inte börja om bara för att du byter bokföringsprogram. Det viktiga är att bestämma en tydlig gräns mellan det gamla systemet och Saldy, flytta den bokförda historiken och spara allt material som inte ingår i själva bokföringsfilen.
Ett byte vid räkenskapsårets början är enklast. Du kan också byta mitt under året. Då avslutar du en hel månad i det gamla programmet och låter Saldy ta ansvar från nästa hela månad.
Vad följer med i en SIE-fil?
SIE är till för bokföringsdata. Filen kan innehålla kontoplan, saldon och verifikationer, men den är inte en fullständig kopia av allt som finns i ditt gamla program.
| Uppgift | Följer normalt med? |
|---|---|
| Konton och kontoplan | Ja |
| Ingående och utgående saldon | Ja, om exporten är fullständig |
| Bokförda verifikationer | Ja |
| Bokförda bankhändelser | Som verifikationer, inte som bankens råa transaktionslista |
| Kvitton och fakturabilagor | Nej |
| Kund- och leverantörsregister | Nej, inte automatiskt |
| Fakturamallar och bankkopplingar | Nej |
| Anställdas löneinställningar | Nej, även om bokförda löneverifikat kan följa med |
Det är därför du behöver både SIE-filen och en separat kopia av underlagen från det gamla programmet.
1. Bestäm när Saldy ska ta över
Välj den första hela månaden som ska skötas i Saldy.
- Vid ett årsskifte väljer du normalt räkenskapsårets första månad.
- Byter du mitt under året avslutar du föregående månad i det gamla programmet.
- Undvik att dela en månad mellan två program om det inte är nödvändigt.
En tydlig brytpunkt minskar risken att samma bankhändelse, momsperiod eller lön hanteras två gånger.
2. Hämta allt innan du säger upp det gamla programmet
Ladda ner materialet medan du fortfarande har tillgång till kontot:
- SIE-filer för de räkenskapsår du vill kunna se i Saldy
- balansrapport och resultatrapport för den sista avslutade perioden
- huvudbok, momsrapporter och andra rapporter du behöver kunna gå tillbaka till
- kvitton, leverantörsfakturor, kundfakturor och övriga bilagor
Skatteverket beskriver bokföringsskyldigheten som att räkenskapsinformationen ska arkiveras ordnat och betryggande i minst sju år. Ett avslutat abonnemang tar inte bort ditt ansvar att kunna komma åt materialet.
3. Berätta för Saldy att du flyttar
När du skapar företaget i Saldy får du frågan om bokföringen kommer från ett annat program. Välj Ja, jag flyttar hit och ange den första hela månaden som Saldy ska ansvara för.
Månaden används som gräns mellan importerad historik och det som ska hanteras som ny bokföring i Saldy.
4. Importera SIE-filen
Öppna SIE-importen och välj filen från ditt gamla program. Har du flera räkenskapsår är det säkrast att börja med det äldsta året och arbeta framåt.
När importen är klar visar Saldy hur många konton, verifikationer och rader som lästes in. Ett importerat år ligger kvar som historik från det tidigare programmet; Saldy skapar inte om samma bokföring som nya händelser.
5. Stäm av innan du fortsätter
Jämför Saldy med rapporterna du laddade ner:
- Kontrollera att rätt räkenskapsår har importerats.
- Jämför ingående och utgående saldon med balansrapporten.
- Kontrollera särskilt företagskontot och andra 19-konton.
- Kontrollera att den senaste verifikationen från det gamla programmet finns med.
Om något skiljer sig: stoppa där och kontrollera exporten innan du bokför nya händelser. Importen ska vara avstämd, inte bara genomförd.
6. Börja med den första Saldy-månaden
Importera bankhändelser från den månad du valde som start. Tidigare bokföring ligger kvar som importerad historik; nya händelser hanteras i Saldys vanliga flöden för bank, underlag, fakturor, lön och moms.
Behåll åtkomsten till det gamla programmet tills du har kontrollerat en hel period i Saldy och vet att alla underlag och rapporter är sparade.
Kort checklista före uppsägning
- SIE-filerna är sparade utanför det gamla programmet.
- Kvitton, fakturor och andra bilagor är nedladdade.
- Saldot i Saldy stämmer mot den senaste balansrapporten.
- Du vet vilken månad Saldy tar över.
- Du kan komma åt den äldre räkenskapsinformationen även efter uppsägningen.
När allt ovan är klart har du en tydlig gräns: historiken finns kvar och den nya bokföringen börjar på rätt sida av bytet.