Svaret har två delar, och det är skillnaden mellan dem som ställer till det. Ansvaret för bokföringen ligger alltid hos ditt företag – det går inte att avtala bort till en redovisningsbyrå. Men licensen till programmet där bokföringen ligger ägs ofta av byrån. Så länge samarbetet fungerar spelar det ingen roll. Det är när du vill byta byrå, ta hem delar av arbetet eller bara få insyn som frågan blir konkret.
Vad lagen säger
Enligt bokföringslagen är det den bokföringsskyldige – alltså ditt företag – som ansvarar för att räkenskapsinformationen bevaras i sju år efter räkenskapsårets slut. Det gäller verifikationer, bokföringen själv och underlagen, och det gäller oavsett vem som har utfört arbetet eller i vilket program det ligger. Skatteverket beskriver kraven på samma sätt: att anlita en byrå flyttar arbetet, inte ansvaret.
Praktiskt betyder det att “byrån har allt” aldrig är ett fullständigt svar. Om byrån försvinner, byter system eller om ni blir osams är det fortfarande ditt företag som ska kunna visa upp räkenskapsinformationen.
Vad som händer i praktiken när licensen ligger hos byrån
I de stora byråsystemen är det vanligt att klientens bokföring ligger i en databas under byråns partneravtal. Det är effektivt för byrån, men det får tre konsekvenser för dig:
- Din åtkomst styrs av byråns avtal. Slutar ni samarbeta kan din inloggning stängas när byrån avslutar klientlicensen.
- Flytten är ditt problem. Bokföringen kan exporteras som SIE-fil, men kvitton, fakturabilagor och register följer inte alltid med. Det som inte exporteras måste begäras ut manuellt.
- Priset syns inte alltid. Programkostnaden bakas ofta in i arvodet, så det är svårt att se vad du betalar för programvara respektive arbete.
Inget av detta är fel eller ovanligt – men det är värt att känna till innan du skriver på, inte efter.
Fyra frågor att ställa till byrån
- Vem står på licensen? Byrån eller ditt företag?
- Hur får jag ut allt vid ett byte? SIE-filer för alla år, verifikationslistor och samtliga underlag – och i vilket format.
- Vad gäller under uppsägningstiden? Behåller du läsbehörighet tills flytten är klar?
- Vad kostar programdelen? Om den ingår i arvodet: be att få den specificerad.
En seriös byrå svarar på alla fyra utan att tveka. Svaren avgör hur låst du faktiskt är – inte vad programmet heter.
Alternativet: du äger abonnemanget, konsulten bjuds in
Upplägget går att vända på. Om ditt företag äger abonnemanget i bokföringsprogrammet och i stället bjuder in konsulten med en egen behörighet försvinner hela flyttproblemet: byter du konsult tar du bort en behörighet och lägger till en annan, och bokföringen ligger kvar där den alltid legat. Du ser dessutom exakt vad programmet kostar, skilt från arvodet.
Så fungerar samarbetet med en redovisningskonsult i Saldy: klienten äger abonnemanget för 69 kr per månad, konsulten arbetar gratis med egen inloggning, och det finns inget byråavtal mellan Saldy och byrån. Vad upplägget kostar jämfört med byråsystemens modeller finns i genomgången av vad programmen kostar för byrån.
Så hjälper Saldy
Ligger din bokföring hos en byrå i dag och du vill ta hem ägandet? Börja med att begära ut SIE-filerna och underlagen – så byter du bokföringsprogram beskriver hela flytten, inklusive vad som inte följer med i en SIE-fil. Vill du behålla hjälpen bjuder du sedan in din konsult med egen behörighet i stället för att flytta in i byråns system.