Ansvaret för bokföringen ligger alltid hos ditt företag, även när en redovisningsbyrå gör arbetet. Räkenskapsinformationen ska bevaras till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Licensen till programmet där bokföringen ligger kan däremot vara byråns. Då behöver bokföringen flyttas eller exporteras när ni slutar samarbeta.
Vad säger bokföringslagen?
Enligt bokföringslagen 7 kap. 2 § ska räkenskapsinformationen bevaras fram till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Den ska förvaras i Sverige, i ordnat skick och på ett betryggande och överskådligt sätt. Kravet gäller verifikationer, bokföringen och övrig räkenskapsinformation, oavsett vem som har gjort arbetet eller i vilket program det ligger.
| Räkenskapsår | Avslutas | Bevaras till och med |
|---|---|---|
| 2026-01-01 – 2026-12-31 | 2026 | 31 december 2033 |
| 2025-07-01 – 2026-06-30 | 2026 | 31 december 2033 |
| 2026-05-01 – 2027-04-30 | 2027 | 31 december 2034 |
Elektroniska handlingar får förvaras i ett annat EU-land om platsen anmäls till Skatteverket, Skatteverket kan få omedelbar elektronisk åtkomst och informationen kan skrivas ut i Sverige (7 kap. 3 a §). Att anlita en byrå ändrar inte vem som ansvarar, se Skatteverkets genomgång.
Får byrån hålla inne bokföringen vid obetalt arvode?
Inte det material du själv har lämnat över. I NJA 1981 s. 1050 hade den som förde bokföringen inte rätt att hålla kvar kundens verifikationer och dagbok till säkerhet för sitt arvode.
Material som byrån själv har upprättat är en gråzon. I NJA 1982 s. 404 ansåg Högsta domstolen att en redovisningsbyrå inte var skyldig att lämna ut sådant material utan ersättning, medan kundens material som byrån bara hade bearbetat skulle lämnas ut. Målet gällde ett bolag i konkurs. I dag säger konkurslagen 7 kap. 12 § att den som på uppdrag har upprättat räkenskapsinformation ska lämna den till konkursförvaltaren.
Branschstandarden Reko säger att kunden alltid har rätt att snarast få tillbaka all räkenskapsinformation när uppdraget avslutas, och att SIE-filer med bokföringen fram till avslutet bör lämnas över. Byrån får däremot sluta arbeta tills arvodet är betalt, om avtalet tillåter det.
| Material | Får byrån hålla inne det vid obetalt arvode? |
|---|---|
| Kvitton, fakturor och andra verifikationer du lämnat över | Nej |
| Kundens material som byrån bara har bearbetat | Nej, som huvudregel |
| Material byrån själv har upprättat, till exempel bokslut | Oklart, HD godtog det i NJA 1982 s. 404 |
| Räkenskapsinformation när bolaget är i konkurs | Nej, den ska lämnas till förvaltaren |
Vad händer när licensen ligger hos byrån?
- Din åtkomst styrs av byråns avtal. Slutar ni samarbeta kan inloggningen stängas när byrån avslutar klientlicensen.
- Kvitton och bilagor följer inte med i SIE-filen. De måste laddas ner eller begäras ut separat.
- Programkostnaden syns inte alltid. Den ingår ofta i arvodet.
Hur flyttar man licensen i Fortnox, Spiris och BL?
| Program | Så går flytten till |
|---|---|
| Fortnox | Företaget har ett eget abonnemang som byrån är kopplad till. Byrån skickar en bortkopplingsförfrågan och företagets systemadministratör godkänner den under Byråsamarbeten. Svarar ingen godkänns den automatiskt efter sju dagar, och betalansvaret går över till företaget. Bokföringen ligger kvar i abonnemanget. |
| Spiris | Både kunden och byrån kan avsluta samarbetet. Kunden kan fortsätta i programmet på egen hand eller avsluta helt och då behålla läsbehörighet till den bokföring som finns. |
| Björn Lundén (BL, Lundify) | Byrån skriver under blanketten Övertagande av molndatabas, så att företaget blir ägare till databasen. Det kostar 1 000 kr exklusive moms för en databas och tar 2–4 arbetsdagar. Aktiva tilläggstjänster och betalansvaret för dem följer med. |
Källor: Fortnox om bortkoppling, Spiris om att avsluta samarbete och BL:s blankett för övertagande.
Exportera ändå SIE-filer för alla år och ladda ner underlagen innan flytten, så att du har en kopia om något går fel.
Vad ska du fråga byrån innan du skriver på?
- Vem står på licensen? Byrån eller ditt företag?
- Hur får jag ut allt vid ett byte? SIE-filer för alla år, verifikationslistor och samtliga underlag, och i vilket format.
- Vad gäller under uppsägningstiden? Behåller du läsbehörighet tills flytten är klar?
- Vad kostar programdelen? Om den ingår i arvodet, be att få den specificerad.
Vad gäller om företaget äger abonnemanget?
Äger företaget abonnemanget och bjuder in konsulten med egen behörighet finns inget att flytta. Byter du konsult tar du bort en behörighet och lägger till en annan, och bokföringen ligger kvar. Programkostnaden syns också separat från arvodet.
I Saldy
Företaget äger abonnemanget, 99 kr/mån exkl. moms de första tolv betalda månaderna och sedan 149 kr/mån, och bjuder in konsulten, som arbetar utan kostnad med egen inloggning. Det finns inget byråavtal mellan Saldy och byrån. Läs mer om samarbetet med en redovisningskonsult i Saldy, vad programmen kostar för byrån och så byter du till Saldy.
