När du ska bokföra bilförmån i ett aktiebolag behöver du skilja på två saker: bolagets verkliga bilkostnader och det förmånsvärde som den anställda ska beskattas för. En företagsbil blir normalt en skattepliktig bilförmån om den används privat mer än vid högst tio tillfällen och högst 100 mil under kalenderåret. Det är den privata användningen, inte bara vem som står på registreringsbeviset, som avgör.
Guiden gäller ett svenskt aktiebolag som har en bil tillgänglig för en anställd eller arbetande ägare. För en bil som ägs privat och används i tjänsten gäller i stället reglerna om milersättning.
Gör tre bedömningar före bokföringen
- Finns privat användning? För journal över körningen. Undantaget från bilförmån gäller bara när båda gränserna – högst tio privata tillfällen och högst 100 privata mil – hålls.
- Vad är förmånsvärdet? Räkna fram det med Skatteverkets aktuella bilförmånsberäkning och lägg värdet på rätt person i lönen. Gissa inte från bilens faktiska kostnad.
- Vilken kostnad bokför du? Leasingavgift, drivmedel, försäkring och service är faktiska kostnader. De ska ha underlag och kan ha egna momsregler. För en vanlig personbil är avdrag för ingående moms vid köp ofta begränsat eller saknas helt.
Bokföringsexempel
Typfall: Bolaget har en bil som används privat så att bilförmån uppstår. Den här månaden är förmånsvärdet enligt beräkningen 4 500 kronor. Bolaget får också en momsfri faktura på 1 500 kronor för bilens försäkring. Både den faktiska kostnaden och förmånen behöver bokföras, men de är två olika händelser.
Försäkringsfakturan kan i detta typfall bokföras så här:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 7385 Kostnader för fri bil | 1 500,00 kr | |
| 2440 Leverantörsskulder | 1 500,00 kr | |
| Summa | 1 500,00 kr | 1 500,00 kr |
När försäkringsfakturan betalas bokförs debet 2440 och kredit 1930 med 1 500 kronor. Leasing, service och drivmedel måste i stället konteras utifrån den enskilda fakturan och bilens momsregler.
I lönekörningen kan själva förmånsraden bokföras så här:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 7389 Övriga kostnadsersättningar och förmåner | 4 500,00 kr | |
| 7399 Motkonto för förmåner | 4 500,00 kr | |
| Summa | 4 500,00 kr | 4 500,00 kr |
Vid full arbetsgivaravgift 2026 blir den separata avgiften i detta förenklade exempel 1 413,90 kronor (4 500 × 31,42 %):
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 7515 Arbetsgivaravgifter på skattepliktiga förmåner | 1 413,90 kr | |
| 2731 Avräkning lagstadgade sociala avgifter | 1 413,90 kr | |
| Summa | 1 413,90 kr | 1 413,90 kr |
Förmånsraden har ingen egen utbetalning från banken. En leasingfaktura för personbil kan till exempel behöva delas mellan leasingkostnad och den moms som faktiskt är avdragsgill; lägg därför inte hela fakturans moms automatiskt på 2641.
Bilförmån hör hemma i lönen
Bilförmånen ska tas med i lönen för rätt månad så att skatteavdrag och arbetsgivaravgifter beräknas korrekt. Samma princip gäller om bolaget betalar privat drivmedel: det kan vara en separat drivmedelsförmån och behöver eget underlag. Har den anställda betalat tillbaka en del av bilkostnaden ska återbetalningen också dokumenteras och påverka förmånsvärdet enligt reglerna.
I Saldy registrerar du de faktiska bilunderlagen som egna händelser och lägger förmånsvärdet i lönekörningen, inte som en extra bankbetalning. Du ansvarar för körjournalen, bilens momshantering och att aktuellt förmånsvärde används. Är du osäker på om bilen alls ska ligga i bolaget, börja med företagsbil eller privat bil.