När du fakturerar via en konsultmäklare börjar flödet ofta med tidrapporten, inte med att du själv skapar en kundfaktura. Mäklaren räknar ut ersättningen och skickar sedan en självfaktura eller avräkning till ditt aktiebolag. Du kontrollerar underlaget, bokför försäljningen och följer betalningen på banken.
Det viktiga är att inte hoppa direkt från arbetade timmar till pengar på kontot. Avtalet, tidrapporten, självfakturan och betalningen ska gå att följa som en sammanhängande kedja.
- Avtal Kontrollera köpare, pris och faktureringsvillkor.
- Tidrapport Stäm av period, timmar och kundens godkännande.
- Fakturaunderlag Granska fakturan eller självfakturan mot avtalet.
- Bokföring Registrera försäljningen och den öppna fordran.
- Bank Matcha betalningen mot samma faktura.
Självfakturering gäller bara när avtalet använder det upplägget. Annars fakturerar bolaget enligt avtalet.
Börja med att förstå vem ditt bolag säljer till
Slutkunden kan vara företaget där du utför arbetet, men det betyder inte att slutkunden är köpare på fakturan från ditt bolag. I många upplägg säljer ditt bolag tjänsten till en uppdragsmäklare, som i sin tur fakturerar slutkunden.
Läs avtalet och kontrollera:
- vilket bolag som är din avtalspart
- vem som ska skapa fakturan
- hur tidrapporten ska godkännas
- vilket timpris eller fast pris ditt bolag har rätt till
- om mäklaravgiften redan är inräknad i priset
- betalningsvillkor och vad som händer vid en rättelse.
Mäklarens pris till slutkunden är inte automatiskt ditt bolags intäkt. På samma sätt är skillnaden mellan slutkundspriset och din ersättning inte automatiskt en kostnad i ditt bolag. Utgå från det avtal och underlag som faktiskt gäller mellan ditt bolag och uppdragsmäklaren.
Tidrapporten visar vad som ska faktureras
Tidrapporten är ofta startpunkten för beräkningen. Kontrollera den innan fakturaunderlaget låses:
- rätt konsult och uppdrag
- rätt period
- antal godkända timmar eller dagar
- avtalat pris
- eventuell frånvaro, resa eller annan justering
- vem hos kunden eller mäklaren som har godkänt tiden.
Spara rapporten eller se till att den går att ta fram i det system där den godkändes. En totalsumma på självfakturan är lättare att förstå om det också finns ett underlag som visar hur den räknades fram.
Självfakturan är ditt försäljningsunderlag
Vid självfakturering skapar köparen fakturan i säljarens namn och för säljarens räkning. Skatteverket anger att det ska finnas ett avtal i förväg och ett förfarande där säljaren godkänner varje faktura. Fakturan ska också vara märkt Självfakturering.
Kontrollera att ditt bolags uppgifter, fakturadatum, tjänst, period, belopp och moms stämmer. Om något är fel ska du be om en korrigerad självfaktura eller kreditnota. Ändra inte bara beloppet i bokföringen för att få underlaget att passa.
Den mer grundläggande genomgången finns i vad en självfaktura är.
Bokföringsexempel
Anta att ett svenskt konsultaktiebolag har arbetat 100 godkända timmar. Avtalet med den svenska uppdragsmäklaren ger bolaget 1 000 kronor per timme. Exemplet förutsätter en vanlig svensk konsulttjänst med 25 procent moms.
Självfakturan visar 100 000 kronor i försäljning, 25 000 kronor i moms och 125 000 kronor att betala.
När självfakturan bokförs med faktureringsmetoden kan ett BAS-exempel se ut så här:
| Konto | Beskrivning | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 1510 | Kundfordringar | 125 000 kr | – |
| 3041 | Försäljning tjänst, 25 % moms | – | 100 000 kr |
| 2611 | Utgående moms, 25 % | – | 25 000 kr |
När pengarna senare kommer in på företagskontot bokförs betalningen separat:
| Konto | Beskrivning | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 1930 | Företagskonto | 125 000 kr | – |
| 1510 | Kundfordringar | – | 125 000 kr |
Konton och moms kan behöva anpassas om köparen finns i ett annat land, tjänsten omfattas av ett undantag eller avtalet har en separat avgift. Se tabellen som ett typfall, inte som ett universellt facit.
Om mäklaren tar en separat avgift
En mäklaravgift kan hanteras på olika sätt. I ett avtal kan du få ett redan reducerat pris per timme. I ett annat kan uppdragsmäklaren fakturera en separat förmedlingsavgift. Det kan också förekomma en kreditnota eller prisjustering.
Bokför bara en separat kostnad när du har ett underlag som visar kostnaden. En egen uträkning av vad mäklaren troligen tjänar är inte ett verifikat för ditt bolag.
Om självfakturan även ersätter resor eller andra inköp behöver du skilja mellan kundens utlägg och kostnader som vidarefaktureras innan du bedömer momsen.
Matcha betalningen mot rätt självfaktura
När pengarna kommer in ska bankbeloppet matchas mot den öppna självfakturan. Kontrollera belopp, betalare och datum. Om beloppet skiljer sig behöver du hitta orsaken: kreditnota, avdrag, avgift, valutadifferens eller ett faktiskt fel.
Boka inte bort differensen som en okänd kostnad bara för att få kundfordran till noll. Stäm av bankkontot och behåll kopplingen mellan tidrapport, självfaktura och bankhändelse.
Saldy har ett särskilt flöde för självfakturor från uppdragsmäklare. Där kan du samla underlaget, granska uppgifterna och koppla betalningen när den syns på banken.
Du ansvarar för att avtalet, självfakturan, momsen och bokföringen stämmer för ditt bolag. Om köparen finns utomlands eller avräkningen innehåller flera sorters avgifter bör du kontrollera upplägget innan du bokför.