En självfaktura bokförs som en vanlig kundfaktura. Med 25 % moms debiteras 1510 Kundfordringar med hela beloppet, och 3001 Försäljning inom Sverige, 25 % moms och 2611 Utgående moms krediteras. Försäljningen redovisas i fält 05 och momsen i fält 10. När mäklaren betalar bokförs 1930 mot 1510.
En självfaktura är en faktura som köparen, till exempel en konsultmäklare, utfärdar i ditt bolags namn och för ditt bolags räkning.
Vilket konto och vilken moms?
| Självfakturan kommer från | Försäljning | Moms | Momsdeklaration |
|---|---|---|---|
| Svensk mäklare | 3001 | 25 % på 2611 | Fält 05 och 10 |
| Mäklare i ett annat EU-land | 3308 | Ingen svensk moms | Fält 39 och periodisk sammanställning |
| Mäklare utanför EU | 3305 | Ingen svensk moms | Fält 40 |
3001 är kontot i BAS-kontoplanen. Använder bokföringsprogrammet ett eget tjänstekonto, till exempel 3011 eller 3041, fungerar det på samma sätt så länge kontot redovisas i fält 05.
Bokföringsexempel: självfaktura från svensk mäklare
Bolaget har arbetat 100 timmar à 1 000 kronor i september. Mäklaren utfärdar självfakturan den 5 oktober på 100 000 kronor plus 25 000 kronor i moms.
| Konto | Beskrivning | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 1510 | Kundfordringar | 125 000 kr | – |
| 3001 | Försäljning inom Sverige, 25 % moms | – | 100 000 kr |
| 2611 | Utgående moms på försäljning inom Sverige, 25 % | – | 25 000 kr |
I momsdeklarationen blir det 100 000 kronor i fält 05 och 25 000 kronor i fält 10.
Mäklaren betalar den 30 oktober:
| Konto | Beskrivning | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 1930 | Företagskonto | 125 000 kr | – |
| 1510 | Kundfordringar | – | 125 000 kr |
Betalningen påverkar inte momsen.
Vilket datum och vilken period?
Bokför självfakturan på fakturadatumet. Med faktureringsmetoden redovisas momsen i den period då fakturan bokförs, normalt perioden för fakturadatumet. I exemplet hamnar försäljningen i oktober, eller i fjärde kvartalet om bolaget redovisar moms kvartalsvis, trots att timmarna gäller september.
Bokför bolaget med kontantmetoden bokförs och redovisas självfakturan i stället när betalningen kommer in. Läs mer om skillnaden mellan faktureringsmetoden och kontantmetoden.
Mäklaren drar av en avgift från betalningen
Försäljningen bokförs med hela beloppet på självfakturan. En avgift som mäklaren drar av är ett eget inköp och bokförs som kostnad. Intäkter och kostnader får inte kvittas mot varandra (årsredovisningslagen 2 kap. 4 §). Avgiften behöver ett eget underlag från mäklaren. Momsen på avgiften får bara dras av om underlaget är en faktura som visar momsen.
Mäklaren drar en förmedlingsavgift på 2 000 kronor plus 500 kronor i moms och betalar ut 122 500 kronor:
| Konto | Beskrivning | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 1930 | Företagskonto | 122 500 kr | – |
| 6590 | Övriga externa tjänster | 2 000 kr | – |
| 2641 | Debiterad ingående moms | 500 kr | – |
| 1510 | Kundfordringar | – | 125 000 kr |
Momsen på avgiften, 500 kronor, dras av i fält 48. Är mäklarens marginal redan inräknad i ett lägre timpris finns ingen avgift att bokföra. Då är beloppet på självfakturan hela försäljningen.
Mäklaren finns i ett annat EU-land
Säljer bolaget konsulttjänsten till en mäklare med VAT-nummer i ett annat EU-land tas ingen svensk moms ut. Mäklaren redovisar momsen i sitt land. När mäklaren utfärdar självfakturan gäller det landets faktureringsregler, inte de svenska.
| Konto | Beskrivning | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 1510 | Kundfordringar | 100 000 kr | – |
| 3308 | Försäljning tjänster till annat EU-land | – | 100 000 kr |
Beloppet redovisas i fält 39 och i en periodisk sammanställning med mäklarens VAT-nummer. Är självfakturan i euro räknas den om till kronor. Skillnaden mot beloppet som kommer in på kontot bokförs på 3960 Valutakursvinster eller 7960 Valutakursförluster.
Finns mäklaren utanför EU bokförs försäljningen på 3305 och redovisas i fält 40.
Vad krävs för självfakturering?
Enligt mervärdesskattelagen (17 kap. 15 §) får köparen utfärda fakturan om det finns
- ett avtal i förväg mellan bolaget och köparen om självfakturering, och
- ett förfarande där bolaget godkänner varje faktura.
Enligt Skatteverket har avtalet inga formkrav, så även ett muntligt avtal kan räcka. Som godkännande kan det till exempel räcka att bolaget inte motsätter sig fakturan.
Fakturan ska innehålla uppgiften Självfakturering, och köparen ska ha en separat löpande nummerserie för varje säljare. I övrigt gäller samma krav som för en vanlig faktura, se vad en faktura och en verifikation ska innehålla. Ansvaret för att uppgifterna stämmer ligger kvar hos säljaren, alltså ditt bolag.
Självfakturan har fel belopp
Be mäklaren om en kreditnota som hänvisar till den felaktiga självfakturan. Kreditnotan bokförs med omvända rader: 3001 och 2611 i debet, 1510 i kredit. Med faktureringsmetoden minskas momsen i den period då kreditnotan bokförs, så den gamla momsdeklarationen behöver inte rättas. Gäller felet din egen bokföring, läs så rättar du bokföringen.
I Saldy
Välj Ny händelse, Pengar kom in och Lägg in fakturan. Saldy läser av belopp och moms på självfakturan och föreslår kundfordran, försäljningskonto och utgående moms. När betalningen syns på banken matchas den mot självfakturan. Hela flödet beskrivs i fakturera via konsultmäklare. Se hur Saldy fungerar för konsultbolag och vad som ingår i priset.