En självfaktura är en faktura som köparen skapar i säljarens namn och för säljarens räkning. Det är vanligt när du arbetar via en uppdragsmäklare: du har utfört uppdraget, mäklaren räknar ut ersättningen och skickar fakturan eller avräkningen till ditt aktiebolag.
Självfaktura är alltså inte bara ett annat namn på en betalningsspecifikation. Den ska fungera som underlag för försäljningen i ditt bolag.
Tre saker som måste finnas på plats
Skatteverket beskriver två förutsättningar för självfakturering: det ska finnas ett avtal i förväg mellan säljare och köpare, och ett förfarande där säljaren godkänner varje faktura. Godkännandet kan ske genom att säljaren inte motsätter sig fakturan. Att ta in den i bokföringen räcker därför som godkännande, men villkoren för självfakturering bör vara tydliga i överenskommelsen med köparen.
Fakturan ska också vara märkt Självfakturering. Spara det exemplar du får, precis som du skulle spara en egen kundfaktura.
Innan du bokför är det klokt att kontrollera att underlaget faktiskt avser ditt bolag och rätt uppdrag:
- att ditt bolags namn och organisationsuppgifter stämmer
- vilken period och tjänst ersättningen gäller
- belopp före moms, moms och belopp att betala
- den avtalade ersättningen, timmarna eller perioden på underlaget
- eventuella separata avgifter, kreditnotor eller prisjusteringar som faktiskt framgår av avtalet eller underlaget
- att fakturadatum och betalning går att följa i underlaget och banken.
När du arbetar via en uppdragsmäklare
En uppdragsmäklare kan vara köparen av tjänsten från ditt bolag och samtidigt ha ett eget avtal och en egen faktura till slutkunden. Självfakturan visar då den ersättning som ditt bolag har rätt till från uppdragsmäklaren enligt ert avtal.
Uppdragsmäklarens faktura till slutkunden och mäklarens egen marginal är då inte automatiskt ditt bolags försäljning eller kostnad. Bokför bara en separat avgift eller prisjustering om den faktiskt framgår av ert avtal, en kreditnota eller ett annat underlag. Använd ord som ersättning eller arvode för uppdraget; lön uppstår först när ditt bolag betalar lön till dig.
Läs hela flödet från tidrapport till betalning om du regelbundet fakturerar via en konsultmäklare.
Bokför fakturan och betalningen som två steg
Med faktureringsmetoden är fakturan och betalningen två separata händelser. Du registrerar först försäljningen utifrån självfakturan och följer sedan upp när pengarna faktiskt kommer in på företagskontot. Då blir det lättare att se vad som väntar på betalning och vad som redan är reglerat.
I Saldy finns ett särskilt flöde för självfakturor från uppdragsmäklare. Du kan använda det för att samla underlaget, granska uppgifterna och koppla bankhändelsen när pengarna kommit in. Underlaget ersätter dock inte din egen granskning.
När något inte stämmer
Be om ett korrigerat underlag om belopp, uppdrag eller momsuppgifter ser fel ut. Försök inte få en oklar självfaktura att passa genom att gissa. Guiden om verifikationer hjälper dig att bedöma vilket underlag som behöver finnas, och guiden om rättelser förklarar hur ett redan bokfört fel hanteras spårbart.
Du ansvarar för att självfakturan, bokföringen och rapporteringen för ditt bolag är riktiga. Ta hjälp av en redovisningskonsult om upplägget eller uppgifterna i underlaget är oklara.
I Saldy samlar du självfakturor, underlag och bankhändelser i ett tydligt flöde.