Löpande bokföring för en IT-konsult i aktiebolag är ofta ganska förutsägbar. Du skickar en faktura eller får en självfaktura, köper några digitala tjänster, gör ett par utlägg och betalar kanske lön till dig själv. Det svåra är sällan mängden. Det är att hålla ihop underlag, bokföring och bank utan att något tappas bort.
En kort månadsrutin räcker långt. Gör den när månaden är avslutad och medan du fortfarande minns vad betalningarna avsåg.
Vill du först få en bild av hur ett bokföringsprogram online kan samla flödet, visar Saldys sida för digital bokföring hur fakturor, underlag, bank, lön och moms hänger ihop.
- Försäljning Samla fakturor, självfakturor och tidrapporter.
- Inköp Hämta kvitton och kontrollera vem som betalade.
- Bank Matcha varje betalning mot rätt händelse.
- Lön och moms Kontrollera det som gäller för månadens period.
- Slutkontroll Utred differenser i stället för att boka bort dem.
1. Börja med det du har sålt
Samla månadens kundfakturor och självfakturor. Kontrollera vilken period och vilket uppdrag intäkten gäller, vem som är köpare och om momsen ser rimlig ut.
Arbetar du via en uppdragsmäklare behöver du också jämföra tidrapporten med självfakturan. Antalet timmar, priset och eventuella justeringar ska gå att förklara. Läs hur fakturering via konsultmäklare fungerar om det är ditt vanligaste intäktsflöde.
Med faktureringsmetoden bokförs fakturan när den skapas eller tas emot. Själva betalningen är en senare affärshändelse. Det betyder att en obetald faktura inte ska försvinna bara för att pengarna ännu inte syns på banken. Guiden om faktureringsmetoden visar de två stegen.
2. Gå igenom inköp och abonnemang
Nästa steg är månadens inköp. För ett litet IT-bolag är det ofta dator, telefon, försäkring, resa och digitala abonnemang. Varje köp behöver ett underlag som visar vad bolaget har köpt och från vem.
Titta särskilt på återkommande programvara. Företagsnamnet på bankraden är inte alltid samma som säljaren på fakturan. Säljarens land spelar dessutom roll för momsen. Ett köp från Sverige, ett annat EU-land och ett land utanför EU kan behöva hanteras på olika sätt. Börja med guiden om SaaS och programvara från utlandet om du köper molntjänster eller AI-verktyg.
Har du betalat ett riktigt företagsköp med ditt privata kort ska det inte behandlas som om bolagets bankkonto redan har betalat. Registrera i stället bolagets kostnad och skulden till dig. Se hur privat utlägg i aktiebolag fungerar.
3. Stäm av banken rad för rad
Nu jämför du bokföringen med företagskontot. Varje bankrad ska kunna kopplas till en faktura, ett kvitto, en skattebetalning, en löneutbetalning eller en överföring mellan bolagets konton.
Banken bevisar att pengar har flyttats. Den förklarar inte ensam vad köpet gällde. Därför räcker inte en korttransaktion som enda underlag om information om säljare, köpare, innehåll och moms saknas.
Leta efter fyra vanliga fel:
- en kundfaktura är betald men står fortfarande som obetald
- samma inköp har registrerats både från kvittot och bankraden
- ett abonnemang saknar faktura eller kvitto
- ett privat utlägg har betalats tillbaka utan att skulden till ägaren reglerats.
Avsluta med att kontrollera att bokfört banksaldo stämmer med banken. Här finns en separat månadsrutin för bankavstämning.
4. Kontrollera lön, skatt och moms när de är aktuella
Betalar bolaget lön behöver lönebesked, nettolön, avdragen skatt och arbetsgivaravgifter hänga ihop. Kontrollera också att arbetsgivardeklarationen avser rätt period. Betalar du ingen lön den månaden ser flödet annorlunda ut, så skapa inte en lönehändelse bara för att du brukar ta lön.
Moms behöver inte deklareras varje månad. Det beror på vilken redovisningsperiod bolaget är registrerat för. Men momsunderlaget byggs upp av den löpande bokföringen. Väntar du till deklarationsdagen med att reda ut utländska tjänsteköp, saknade kvitton och felaktiga självfakturor blir arbetet onödigt svårt.
5. Avsluta med en enkel kontrollista
Månaden är genomgången när du kan svara ja på följande:
- Alla fakturor och självfakturor är registrerade.
- Alla inköp har ett underlag och rätt betalare.
- Bankkontot är avstämt.
- Privata utlägg ligger som skuld tills de återbetalats.
- Lön och arbetsgivardeklaration stämmer, om lön har betalats.
- Utländska tjänsteköp har rätt momshantering.
- Oklara poster är utredda och inte bara bortbokade mot ett bekvämt konto.
Skatteverket anger att affärshändelser ska bokföras löpande och att underlagen ska hållas ordnade. Det finns regler om när bokföringen senast måste göras, men för ett litet bolag är det ofta enklare att arbeta oftare än sista möjliga dag. Då blir bokföringen också användbar när du vill förstå hur bolaget faktiskt går.
Saldy samlar fakturor, självfakturor, utlägg och bankhändelser kring samma månadsflöde. Du granskar fortfarande underlagen och avgör vad varje händelse avser.
Du ansvarar för att bolagets underlag, bokföring och rapportering blir riktiga. Är en transaktion ovanlig eller svår att bedöma är det bättre att kontrollera den direkt än att låta en gissning följa med till momsdeklarationen eller bokslutet.